Hopp til innhold

Rundskriv for Tinglysingen

3.2 Dokumentasjon for signaturrett


Problemstilling nr. 1

Skal firmaattester, skifteattester og bobestyreroppnevnelser være i original, og skal tinglysingen arkivere dem som hjelpedokument?

Når firmaattester, skifteattester og bobestyreroppnevnelser sendes inn behøver de ikke å være forelagt tinglysingen i original. Det stilles heller ikke krav til at disse dokumentene skal være bekreftet kopi. Firmaattest nedlastet fra Brønnøysundregistrenes internettside blir også godtatt.

Tinglysingen oppbevarer i utgangspunktet ikke disse dokumentene som hjelpedokument. Dette begrunnes med at disse dokumentene finnes i annet offentlig register. Videre følger det av prinsippet i tinglysingsforskriften § 7 sjette ledd.


Problemstilling nr. 2

Hva kreves av dokumentasjon for å legitimere hvem som kan signere på vegne av utenlandske banker og firmaer?

Når et dokument er underskrevet av en person på vegne av et utenlandsk selskap, bank eller annen juridisk person, må vi ha dokumentasjon på at vedkommende er legitimert til å signere på vegne av selskapet.

Slik dokumentasjon kan være utskrift fra det aktuelle landets foretaksregister, eventuelt med tilleggsdokumentasjon om det aktuelle foretakets signaturbestemmelser. Dokumentasjon på fremmed språk må regelmessig oversettes av autorisert translatør, jf. tinglysingsforskriften § 5 andre ledd. I tillegg må dokumentene og oversettelsene legaliseres for å ha rettsvirkninger i Norge, se nedenfor.

En alternativ prosess er at notarius publicus i det aktuelle landet også bekrefter at vedkommende som signerer har kompetanse til å foreta den aktuelle disposisjonen. Dokumentasjon for signaturrett er da lagt fram for notarius publicus, og han/hun bekrefter at vedkommende har signert dokumentet i henhold til det aktuelle landets krav til dokumentasjon for signaturrett. Selve dokumentasjonen for signaturrett er da ikke nødvendig å oversette og sende med dokumentet til tinglysing i Norge. Men også en slik notarialbekreftelse må legaliseres for å ha rettsvirkning i Norge.

Vi skiller mellom ordinær legaliseringsprosess og forenklet legalisering (såkalt "apostille").

Ordinær legalisering
Ved ordinær legalisering skal dokumentet være bekreftet av notarius publicus i landet. Deretter legaliseres det av landets utenriksdepartement at notarialbekreftelsen er ekte og at vedkommende har myndighet som notarius publicus. Til slutt skal norsk ambassade eller konsulat verifisere utenriksdepartementets bekreftelse.

Forenklet legalisering (”apostille”)
For å unngå en lang rekke legaliseringer ble mange land i 1961 enige om å sløyfe kravet om legalisering av utenlandske offentlige dokumenter ("apostille-konvensjonen"). Mellom land som er parter i konvensjonen er det tilstrekkelig at en offentlig instans utpekt av vedkommende land legaliserer dokumentet. For disse landene utføres legaliseringsprosessen ved at den utpekte instansen påfører dokumentet et apostillestempel.

Oversikt over land som har tiltrådt konvensjonen
Oversikt over myndighet til å gi apostillepåtegning i hvert enkelt land

I Norge er det Fylkesmannen i det enkelte fylke som påfører apostillestempel på dokumenter til bruk i utlandet.
Les mer om legalisering og apostillepåtegning hos Utenriksdepartementet eller Fylkesmannen.

Se også problemstilling nr. 5 i kapittel 3.7 om legalisering/apostille om krav til legalisering/apostille av vitnebekreftelser gjort av utenlandsk notarius publicus.


Problemstilling nr. 3

Hvem skal signere for lag/forening, forholder vi oss til opplysninger i Brønnøysundregistrene vedrørende styrets sammensetning eller opplysninger i fremlagt årsmøteprotokoll?

Lag og foreninger har ikke plikt til å registrere seg i Enhetsregisteret i Brønnøysund. Hvis de har valgt å registrere seg, så legger vi til grunn at de er en registerenhet etter enhetsregisterloven § 4, og plikter dermed å melde endringer vedrørende styrets sammensetning, jf. enhetsregisterloven § 15.

Etter enhetsregisterloven § 11 har et tilknyttet register rett og plikt til å bruke opplysninger som er registrert i Enhetsregisteret. Selv om vi ikke er et tilknyttet register, så legger vi de samme regler til grunn for vår praksis.

Dokumenter som ikke er signert i samsvar med opplysninger i Enhetsregisteret vil bli returnert.

Lag og foreninger som ikke er registrert i Enhetsregisteret må dokumentere hvem som kan signere ved å legge ved rett kopi av vedtektene og siste årsmøteprotokoll som viser hvem som sitter i styret.


Problemstilling nr. 4

Hvem kan signere for sameier?

Alminnelige tingrettslige sameier, herunder realsameier, har ingen særskilt regulering av hvem som representerer sameiet. Siden et slikt sameie heller ikke er en egen juridisk person, er det klare utgangspunktet at samtlige sameiere må samtykke for å disponere over eiendommen som eies i sameie.

Unntaksvis kan et valgt styre ha fått myndighet til å disponere over eiendommen, jf. sameieloven § 6. Vilkåret for å gi et styre representasjon er at det er fastsatt i skrevne vedtekter, både at det skal være et styre og hvilke fullmakter styret skal ha. Tinglysingsmyndigheten kan bare godta signatur fra et styre dersom det samtidig er lagt ved kopi av dokumentasjon som viser hvem som sitter i styret, og kopi av vedtektene som viser at styret kan disponere over sameieeiendommen.

Merk at eierseksjonssameier har en særskilt representasjonsbestemmelse i tinglysingsloven § 13 sjette ledd, jf. eierseksjonsloven § 43. Se kapittel 12.3 problemstilling nr. 2.
 

Til toppen