I denne artikkelen gir vi en oppsummering av regelverket Kartverket kan veilede i når det gjelder protokoll, partenes oppmøte og de fristene som er etter gjeldende lov og forskrift. Når det gjelder hvorvidt oppmålingsforretninger kan og bør avholdes må kommunen forholde seg til de retningslinjer og anbefalinger som til enhver tid gis av myndighetene og kommunens helsemyndighet.

Henvendelsene om oppmålingsforretninger og korona kan oppsummeres i tre spørsmål:

  1. Kan vi gjennomføre forretninger og i så fall hvilke forholdsregler skal vi ta?
  2. Må partene skrive under på protokollen?
  3. Hva skjer med tidsfristene hvis vi må utsette forretningen?

Kan vi gjennomføre oppmålingsforretninger?

Kartverket oppfordrer på det sterkeste til at landmåler forholder seg til de retningslinjene som til enhver tid gis fra myndighetene og kommunale helsemyndigheter når det gjelder tiltak knyttet til koronavirus. Situasjonen og rådene har endret seg vesentlig fra Kartverket først mottok en slik henvendelse og til nå, og det endres stadig.

Må partene skrive under på protokollen?

En oppmålingsforretning er et møte mellom partene for å avklare eksisterende og nye grenser (se mer i matrikkelloven § 33). Under forretningen skal det føres et referat, en protokoll, som beskriver sakens gang og hva partene er enige eller uenige om. Matrikkelforskriften § 38 gir føringer for hva protokollen skal inneholde, herunder navn og underskrift fra de frammøtte partene (§ 38 bokstav b).

I departementets kommentar til matrikkelforskriften (side 87) heter det at "deltakerne i forretningen skal så langt det er mulig bekrefte sitt frammøte med underskrift i protokoll". I forarbeidene til loven pekes det på protokollen som dokumentasjon på den forretningen som er utført og at protokollen skal sikre "dokumentasjon for ettertida av partane sitt frammøte under forretninga" (Ot.prp.nr. 70 (2004-2005): kapittel 10.1). Hvis en part ikke ønsker dette eller landmåler anser det som en risiko at partene skriver under må landmåler protokollføre det.

Ved manglende underskrifter må partenes samtykke sikres på annen måte. Her kan en løsning være at protokollen sendes ut i etterkant for godkjenning. Ved å sende ut protokollen etter forretningen er gjennomført gir dere partene mulighet til å bekrefte sin tilstedeværelse, komme med innspill eller innvendinger og få dette avklart før føring av matrikkelen.

Hva skjer med tidsfristene hvis vi må utsette forretningen?

Det er mange forhold som spiller inn når det gjelder kommunens tidsfrister for gjennomføring av oppmålingsforretning etter matrikkelloven. Det er ulike sider kommunen må vurdere og vi ser her på gjeldende regelverk. Ytterligere regler er under vurdering.

Etter matrikkelloven § 35 fjerde ledd kan departementet i forskrift gi regler om fullføring av oppmålingsforretning og under dette regler om tidsfrister. Dette er gitt i matrikkelforskriften § 18 første ledd hvor det står at "når rekvisisjon for oppmålingsforretning er mottatt og det ikke er avtalt noe annet med rekvirenten, skal kommunen gjennomføre oppmålingsforretningen og fullføre matrikkelføringen innen 16 uker." I andre ledd beskrives tilfeller som fører til at tidsregningen stopper. Dette er blant annet for saker som krever tillatelse etter annet lovverk, tid som går med til å få supplerende opplysninger i saken og hvis "kommunen har sendt krav om forskuddspliktig gebyr, løper ikke fristen så lenge dette ikke er betalt." Når det gjelder betaling av gebyr står det i Rundskriv H-2015-18 punkt 8 at kommunen ikke kan "forlenge fristen ved å la være å utstede krav om innbetaling av forskuddspliktig gebyr."

Kommunen skal som utgangspunkt gjennomføre sakene innen 16 uker, men har mulighet til å avtale noe annet med rekvirenten. Tidsregningen vil ikke løpe når det er gjort avtale om gjennomføring.

Kommunen må vurdere om saken faller inn under noen av tilfellene for å stoppe fristen, og hvis saken gjør det kan fristen stoppes.

Hvis kommunen vurderer at de ikke kan gjennomføre oppmålingsforretninger ut fra dagens situasjon med tiltak knyttet til korona kan de avvente med å sende ut faktura hvis de har vedtatt forskuddsbetaling av oppmålingsgebyr i kommunens gebyrregulativ. Dette er en veiledning basert på at departementets presisering i Rundskriv H-2015-18 skal sikre at kommunene ikke benytter gebyrutsettelse som et virkemiddel for å overholde fristene under normale omstendigheter. Vurderingen knyttes med andre ord til at det i den situasjonen vi har nå, kan kommunen gjøre en vurdering hvor gebyret utsettes til de igjen kan gjennomføre oppmålingsforretninger.

Mulighet til å forlenge frist

Når det gjelder kommunens mulighet til å forlenge fristen er det i matrikkelforskriften § 18 tredje ledd gitt tre muligheter. Det første er de tilfellene der det har oppstått tvil eller tvist om grenseforløpet. I andre setning heter det at "kommunen kan dessuten forlenge fristen med ytterligere fire uker dersom dette er nødvendig for å få parter til å møte til oppmålingsforretningen." Det tredje er kommunens mulighet til å vedta i forskrift at fristen ikke løper i en bestemt tid om vinteren. Dette er også beskrevet i Rundskriv T-2009-5 Til matrikkelforskriften § 18:
"Fristen forlenges i de tilfeller der matrikkelføringen ikke kan gjennomføres fordi det mangler opplysninger fra rekvirenten, samtykke eller manglende gebyrinnbetalinger. Manglende opplysninger kan f.eks. være retting av feil, manglende erklæringer med godkjent underskrift, nødvendige firmaattester eller gyldige fullmakter. Avhengig av de klimatiske forhold i kommunen, kan kommunestyret vedta at fristen ikke skal løpe i den tiden om vinteren det erfaringsmessig er vanskelig å gjennomføre oppmålingsforretninger."

Hvis kommunen vurderer at oppmålingsforretninger ikke kan avholdes nå, det vil si at partene ikke kan møte på grunn av restriksjoner knyttet til korona, kan oppmålingsforretninger som det allerede er innkalt til utsettes i fire uker og tidsregningen stoppes. Det vil i dagens situasjon også være mulig for kommunen å avtale nytt tidspunkt med rekvirenten, jf. matrikkelforskriften § 18 første ledd.

For kommuner som har vedtatt vinterforskrift vil ikke tiden regnes i perioden forskriften gjelder for.