Slik kan du utvikle tiltak for å heve kvaliteten i matrikkelen

For å øke datakvaliteten i matrikkelen er det ulike tiltak som kan være aktuelle. Det kan være du har de aktuelle dataene i et annet register og trenger å overføre dem, det kan være behov for å innhente nye data, gjøre kontroller eller liknende. Når du har en ide og skal lage et grunnlag for å velge hvilke tiltak som bør gjennomføres, kan det settes opp som en business case.

I en business case er formålet å beskrive problemet og en mulig løsning så konkret som mulig, ta stilling til hva som er fordelen ved å gjennomføre det, og hva som vil skje hvis det fortsetter som i dag eller det ikke gjøres noe. På denne måten blir det enklere å vurdere hvilke tiltak som bør prioriteres.

Slik går du frem for å sette opp og vurdere tiltaket

Veiledningen i hvordan du kan sette opp og vurdere et tiltak kan brukes til egen kartlegging for å få god oversikt over tiltak, som kan gjennomføres i egen organisasjon. Ønsker du å dele ideen din og vurderingene, kan du gjerne sende den til Kartverket ved Masterplan matrikkel.

Veiledningen under gir deg hjelp på veien og besvares så langt som mulig og kanskje må du ha litt bistand fra kolleger eller statistikk som viser datakvaliteten for de aktuelle dataene i matrikkelen.

1. Navn på tiltaket
   Gi tiltaket et navn som beskriver hva det går ut på og hva business casen handler om.
2. Forfatter og bidragsyter
   Legg inn kontaktinformasjon til eier av business casen, samt til kilder og bidragsytere. Det kan for eksempel være ditt eget navn og arbeidsgiver.
3. Beskrivelse av problemet
   Beskriv problemet så enkelt som mulig. Benytt et objektivt språk for å øke troverdigheten. Bygg opp problemstillingen med dokumenterbare påstander (selv om dokumentasjonen ikke foreligger ennå). I matrikkelrapportene våre kan det gjøres analyser som kan bidra til å underbygge utfordringen, for eksempel omfanget av den.
4. Tilleggsinformasjon
   Tilleggsinformasjon kan være hvordan dette gjøres i dag og hvordan business casen kan tilrettelegge for mer digitalisering. Aktuelle spørsmål å besvare her er: Vil denne business casen tilrettelegge for mer digitaliserte prosesser? I så fall nevn hvilke?
5. Forslag til løsning eller aktiviteter som kan gjennomføres
   Skissér hva som må gjøres for å løse problemet. Vis tydelig hvilke tiltak som er avhengige av hverandre, eller hvilke som er uavhengige tiltak. Når du kommer til dette punktet kan det hende du ser at du trenger å lage flere business case, en for hvert tiltak.
6. Ressurser som trengs for å løse business casen
   Gjør en vurdering av hvilke ressurser som trengs for å gjennomføre tiltaket og hvilke aktører som må involveres. Dette punktet vil ofte utvikles etter hvert som du skaffer deg et bedre kunnskapsgrunnlag og dokumentasjon for ideen din.
7. Konsekvensene av at tiltaket ikke gjennomføres
   Her beskriver du 0-alternativet. 0-alternativet er den sannsynlige fremtiden gitt at dette tiltaket ikke gjennomføres. Husk, dette tar høyde for at allerede besluttede tiltak gjennomføres.
8. Finnes dataene et annet sted
   Det hender at det er ført «skygge»-registre eller oversikter over data som egentlig skal ligge i matrikkelen. Årsakene til dette kan være mange, og i noen tilfeller kan ikke disse dataene benyttes direkte i matrikkelen, men de må gjennomgås en kontroll og vurdering. Det kan likevel føre til betydelige kostnadsbesparelser hvis noen av de nødvendige dataene finnes i et annet register og overføres fra det, eller registeret kan benyttes som manus for retting.
9. Hvem har glede av at tiltaket gjennomføres
   I dette punktet skal du sette opp de aktørene som har nytte av at tiltaket gjennomføres og hvilken nytte de har. Dette punktet er viktig. Hvis du ikke sannsynliggjør konkrete nytteeffekter som kan kvantifiseres risikerer du at tiltaket blir skrinlagt.
10. Vurdering av samfunnsnytte
    Avhengig av hvilken informasjon du har tilgjengelig kan du vurdere mulige besparelser tiltaket bidrar til, i for eksempel tid eller penger. På samme måte også hvilke kostnader det har. Dette punktet vil ofte utvikles etter hvert som du skaffer deg et bedre kunnskapsgrunnlag og dokumentasjon for ideen din. Det som kan tallfestet er fint for å argumentere for en gjennomføring eller for å få midler.