Retting av avvik mellom matrikkel og grunnbok

Matrikkelen inneholder opplysninger om fysiske forhold ved matrikkelenhetene. Disse er ikke tinglyst. Grunnboka inneholder opplysninger om rettslige forhold ved matrikkelenhetene. Det er rettsstiftelser som har fått rettsvern ved tinglysing. Registrene er knyttet tett sammen og utveksler data kontinuerlig. Dersom det ikke er samsvar mellom registrene vil det oppstå brudd i knytninger mellom matrikkelenheter i matrikkelen og hjemmelsforholdet i grunnboka.

Bakgrunn og mål

Datainnholdet i matrikkel og grunnbok har oppstått over tid, og bakgrunnen for ulikhetene mellom dem har flere årsaker. Flere av disse stammer fra tiden før matrikkelen, da vi hadde GAB som register og DEK som kartdel. Da var det blant annet mulig å slette matrikkelenheter uten at det ble lagret noen historikk. Noen ganger er årsaken feil i matrikkelen, mens andre ganger er det feil ved tinglysingen.

Slike feil må kommunen ta initiativ til å rette. Men det må gjøres en grundig vurdering av hvilken fremgangsmåte som skal brukes.

Rettingene må være et samarbeid mellom grunneier, fester, kommunen som lokal matrikkelmyndighet og Kartverket som sentral matrikkelmyndighet og tinglysingsmyndighet. Målet med rettingen er at rettsvernet ivaretas, slik at matrikkel og grunnbok skal være i samsvar med hverandre. Dette fører til at vi får hevet kvaliteten på dataene i begge registrene.

Fire kategorier av ulikheter

Ulikhetene mellom matrikkel og grunnbok er delt i fire kategorier. Kartverket har lagt ut rapporter som viser en oversikt over status for de fire kategoriene fordelt på fylke.

Det første man må ta stilling til uavhengig av kategori, er hva som er årsaken til at matrikkelenheten ikke finnes i begge registrene. Årsaken til feilen må utredes grundig av både lokal og sentral matrikkelmyndighet og tinglysingsmyndighet. Det kan ikke foretas retting uten at årsaken til feilen er kjent. I noen tilfeller skal matrikkelenhetens grunnbokblad settes historisk, men i andre tilfeller er det riktig at denne matrikkelenheten settes som aktiv i matrikkelen. Det er viktig at de som berøres av rettingen tas aktivt med i prosessen og at det brukes nødvendig med tid for å belyse saken tilstrekkelig.

For å gjennomføre rettearbeidet er det sendt informasjon og lenke til detaljerte lister til alle kommuner i mai 2021. Det er disse det vises til som liste 2 t.o.m. 5 i avsnittene under. Jobber du med dette i kommunen og mangler informasjonen, ta kontakt med oss på post@kartverket.no og merk e-posten med «avvik matrikkel grunnbok».

Kategori 1: Matrikkelenhet utgått i matrikkel, men består i grunnbok (liste 2)

Dette kan for eksempel være festegrunn som er innløst og som har fått eget bruksnummer. Festenummeret er utgått i matrikkelen, men er fortsatt bestående med eget grunnbokblad. Tidligere lovverk hadde ikke bestemte regler om fremgangsmåten i slike saker, på samme måte som matrikkelloven. De aller fleste ulikhetene mellom matrikkel og grunnbok ligger under denne kategorien.

Kategori 2: Matrikkelenhet bestående i grunnbok, men finnes ikke i matrikkel (liste 3)

Dette er matrikkelenheter som er aktive i grunnboka og som ikke finnes i matrikkelen. Dette kan være festegrunner som ble opprettet ved sorenskriverembetene og gitt eget grunnbokblad uten at dette ble konvertert til GAB.

Kategori 3: Bestående matrikkelenheter med status «tinglyst» i matrikkelen, men finnes ikke i grunnboka (liste 4)

Her må det undersøkes om matrikkelenheten skal rettes ved at det opprettes et eget grunnbokblad for eiendommen, eller at status i matrikkelen må endres. Kommunen som lokal matrikkelmyndighet må skaffe dokumentasjon på hva som er årsaken til avviket og sørge for at det blir ryddet opp i disse forholdene i matrikkelen, eller sørge for at rett dokumentasjon sendes til tinglysing for at grunnboka kan oppdateres.

Kategori 4: Bestående i matrikkel og utgått i grunnboka (liste 5)

Her har det på et tidspunkt vært matrikkelenheter som har vært aktive både i matrikkel og i grunnbok, men er senere satt utgått i grunnboka. Her må det undersøkes om matrikkelenheten skal rettes ved at det opprettes et eget grunnbokblad for eiendommen, eller at status i matrikkelen må endres. Dersom matrikkelenheten likevel ikke skulle vært utgått i grunnboka må det sørges for at nødvendig dokumentasjon sendes til tinglysing slik at den kan oppdateres.

Krav til dokumentasjon

Kommunene må selv gjennomgå avvikene. Listene som er utarbeidet fra Kartverket er IKKE kvalitetssikret. I forbindelse med arbeidet av retting mellom grunnbok og matrikkel har vi presisert hvilken dokumentasjon som skal sendes til tinglysingen.

For hver matrikkelenhet som har avvik skal det sendes ett brev der det gis en uttalelse på hva som er grunnen til at matrikkelenheten er utgått i matrikkelen. Med hjemmel i tinglysingsforskriften § 6 bes det om at brevet har en bekreftet gjenpart. Det er viktig at brevet omtaler matrikkelenheter med feil hver for seg slik at saken kan føres og gis et eget dokumentnummer. Dette brevet vil også være kommunens gjenpart med tinglysingsstempel. Hvis det er 20 avvik i kommunen skal det være 20 brev som sendes til Kartverket. I tillegg vedlegges dokumentasjon som danner grunnlag og entydig viser at matrikkelenheten kan tinglyses utgått. Vedlegg kan blant annet være målebrev, kart, melding til GAB og krav til sammenføying.

Det er ulike typer feil, men én som forekommer ofte er festenummer som er gitt bruksnummer der feste fortsatt er bestående i grunnboka, men utgått i matrikkelen. Et annet eksempel er sammenslåing av veggrunn som kun ble registrert i GAB.

I enkelte tilfeller kan det være nødvendig med et samtykke fra grunneier, eventuelt fester.

Dersom det tydelig fremkommer i målebrevet at matrikkelenheten tidligere hadde et festenummer, kan det være tilstrekkelig å henvise til målebrevets tinglysingsdato og dokumentnummer.

For øvrig vil det være påkrevd å sende inn målebrev eller andre dokumenter som vedlegg til et brev. Her må det komme tydelig frem hvorfor matrikkelenheten er utgått i matrikkelen.