Hopp til innhold

Rundskriv for Tinglysingen

3.3 Signatur på vegne av offentlige myndigheter

(Se også kapittel 4.3 om fullmakter fra offentlige myndigheter)

Problemstilling nr. 1

Hvem kan undertegne et hjemmelsdokument eller pantedokument på vegne av kommunen?

Som hovedregel er det ordføreren som er legitimert til å undertegne på vegne av kommunen, jf. kommuneloven § 9 tredje ledd. Varaordfører kan opptre i ordførerens sted uten nærmere dokumentasjon, jf. kommuneloven § 9 andre ledd.

Unntaksvis kan ordførerens myndighet delegeres til andre folkevalgte eller til administrasjonen, jf. forarbeider NOU 1990:13. Det kreves da at gyldig attestert kopi av delegasjonsfullmakten/vedtaket legges frem i original eller bekreftet kopi. Ved bekreftet kopi kan advokat eller eiendomsmegler/megler bekrefte kopien, alternativt kan en fra kommunen bekrefte kopien ved hjelp av stempel fra kommunen. Det kreves imidlertid ikke at kommunen skal legge ved delegasjonsreglement eller lignende som viser at ordføreren i egenskap av sin posisjon har lov til å delegere sin kompetanse i den enkelte sak.

Når det gjelder fullmaktens innhold (gjelder fullmakter generelt, og ikke bare fra kommuner), skal tinglysingen som utgangspunkt ikke tolke disse, men forholde seg til teksten i fullmakten. Dette vil for eksempel si at dersom fullmakten spesifiserer hvilke dokumenter fullmaktshaver kan signere, skal tinglysingen som hovedregel ikke godta signering av dokumenter som ikke er nevnt i fullmakten. Videre skal tinglysingen heller ikke godta disponering av utskilte parseller, dersom det i fullmakten bare er gitt tillatelse til å disponere over det gårds- og bruksnummeret parsellen er utskilt fra.

Når det gjelder bekreftelse av underskriften (vitner) følger det av tinglysingsloven § 17 at skjøte eller pantedokument som er utstedt av offentlig myndighet ikke trenger å være bekreftet. Dersom ordføreren har underskrevet dokumentet, vil ordførerstempelet vise at vedkommende er legitimert. Er det andre som har undertegnet dokumentet i henhold til fullmakt, vil det fremgå av fullmakten hvem som er berettiget. I begge tilfeller er imidlertid dokumentet utstedt av offentlig myndighet, og følgelig kreves ikke bekreftelse av underskriften.

Signaturreglene ovenfor gjelder i de tilfellene hvor kommunen opptrer som hjemmelshaver/rettighetshaver/avtalepart på lik linje med et privat rettssubjekt, eksempelvis ved salg og pantsettelse av egen eiendom.

I andre tilfeller, hvor kommunen opptrer som offentlig myndighet, godtar tinglysingen signatur fra en ansatt i kommunen samt tilhørende stempel. Vi legger til grunn at den ansatte opptrer i henhold til sin fullmakt. Dersom kommunen opptrer som følge av lovpålagte oppgaver, eksempelvis etter plan- og bygningsloven eller sosialtjenesteloven, er det ofte snakk om myndighetsutøvelse.

Vi aksepterer at Statens Vegvesen v/Regionvegkontorene signerer på vegne av fylkeskommunene og Vegdirektoratet uten at fullmakt fremlegges, da det fremgår av vegloven § 10 at regionvegsjefen disponerer på vegne av Vegdirektoratet i saker som gjelder riksveger og på vegne av fylkeskommunen i saker som gjelder fylkesveger.


Problemstilling nr. 2

Kan vi godta dokumenter som kun er godkjent elektronisk?

For dokumenter som gir uttrykk for en rettshandel, f.eks. skjøter, pantedokumenter, erklæring om rettigheter e.l., jf. tinglysingsloven § 13, vil det være krav om en fysisk eller elektronisk signatur for å tinglyse dokumentet. Elektronisk signatur betyr i denne sammenhengen en signatur, basert på et kvalifisert elektronisk sertifikat, som kan mottas i fagsystemet for elektronisk tinglysing.

Oversendelsesbrev og dokumenter som tjener som vedlegg eller dokumentasjon til en tinglysingssak, kan godtas som kopier eller brev som er elektronisk godkjent i etatens saksbehandlingssystem.

Offentligrettslige vedtak som kan eller skal tinglyses etter særskilt hjemmel, f.eks. fredningsvedtak etter kulturminneloven, jf. lovens § 22 (5), kan også godtas som elektronisk godkjente vedtak. Vedtaket kan godkjennes elektronisk i den aktuelle instansens saksbehandlingssystem, og utskrift av vedtaket sendes til tinglysing uten fysiske signaturer. Vi krever at saksbehandlers navn fremgår av vedtaket, og at det har påtegning om at det er elektronisk godkjent internt.
 

Til toppen