Hopp til innhold

Adresseveileder

17.3. Organisering

Uansett hvordan kommunen har valgt å organisere oppgavene, er det viktig at ansvarsforholdene er entydige og at det er et tett samarbeid mellom de involverte. Det er viktig at kommunen først fastsetter adressen, dvs. adresseparsell, adressenavn, adressenummer mv. og deretter registrerer adressen i matrikkelen og adressenavnet i SSR. Deretter må adressen synliggjøres gjennom nødvendig skilting i terrenget.
Innenfor den enkelte kommune kan oppgavene fordeles og delegeres slik det er mest hensiktsmessig. Ved denne vurderingen bør en som grunnlag tenke på:

  • Hva er formålet med et godt adressesystem,
  • når og hvordan oppstår behov for nye adresser,
  • forholdet til partene som berøres,
  • oppdatering av register, kart og arkivering.

Det er en fordel om kun én etat i kommunen tillegges utøvende myndighet med ansvar for koordinering og drift. Denne etaten bør gis mulighet til å trekke andre etater inn i arbeidet, etter behov. Eller det kan etableres samarbeid mellom flere kommuner om det operative arbeidet som adresseforvaltningen inneholder.

Det kan også være aktuelt å engasjere private firma i spesielle overgangs- eller oppryddingsprosjekt. Det må imidlertid ikke være tvil om at det er kommunen som er formell adressemyndighet.

17.3.1. Politiske oppgaver

Etter loven er oppgaven med å fastsette adresser lagt til kommunen. Det vanlige er at de fleste forvaltningssakene blir utført etter delegasjon. Lov eller forskrift setter ingen grense i forhold til delegasjon. Matrikkelforskriften § 59 gir kommunen hjemmel til å lage utfyllende regler om tildeling av adresse. Det kan i noen grad utnyttes i delegasjonssammenheng (se innledningen til kapittel 17.1).

En stor del av adresseforvaltningen er regulert gjennom matrikkelforskriften og tilgrensende regelverk. Valg av adressenavn (og andre navn i adressesammenheng) er ikke enkeltvedtak etter forvaltningsloven og i mange kommuner er det vanlig å delegere fastsettingen av slike navn til underordnet politisk utvalg. Det kan være formannskap, hovedutvalg, kulturutvalg eller bydels-/grendeutvalg som fatter vedtak om nye adressenavn. Noen kommuner har eget navneutvalg som fremmer forslag til adressenavn og andre kommunale navn overfor vedtaksorganet, eller de har selv fått delegert vedtaksmyndigheten. Det kan være gode grunner for delegasjon av vedtaksmyndigheten til et lavere nivå, for å sikre en rask og effektiv fremdrift i slike saker.

Det er derfor viktig at adressenavnet blir tildelt så tidlig som mulig i prosessen. I mangel av formelle adressenavn kan andre uoffisielle navn bli tatt i bruk og skape problemer. Uavhengig av hvem som får myndighet til å vedta navn, er det naturlig at administrasjonen forbereder navnesakene, både i forhold til matrikkelloven og i forhold til lov om stadnamn mht. skrivemåten. Det er en fordel at delegeringen er fullstendig, slik at saken blir endelig avgjort av det organet som har fått vedtaksmyndigheten.

På politisk nivå bør det fattes vedtak om:

  • Organisering og avklaring av ressurser
  • Ev. utarbeiding og vedtak av lokale forskrifter
  • Valg av navn i adressesammenheng
  • Fastsetting av skrivemåten for navn i adressesammenheng

De andre adresseoppgavene som er nevnt i kapittel 17.1.1 kan med fordel delegeres til faglig leder på et hensiktsmessig nivå i organisasjonen for å få en rasjonell, operativ forvaltning. Det er viktig at inndelingen i adresseparseller og tildeling av adressenummer blir ivaretatt på en konsekvent og adressefaglig god måte.

17.3.2. Administrative oppgaver

Som vist i kapittel 17.1.1 og i kapittel 17.7 er de administrative oppgavene ved adresseforvaltningen mange og forskjellige. Det kan oppfattes som om oppgavene vil være noe forskjellig alt etter om en skal etablere et fullverdig adressesystem i kommunen for første gang eller om en skal holde ved like et system som allerede er etablert. De ulike aktivitetene vil likevel være nokså like. Det er volumet på oppgavene og ressursbruken som er forskjellig.

Det skal formes et logisk opplegg for adresser i kommunen som bygges opp med et overordnet hovedsystem på grunnlag av hovedtrafikkårene i adresseområdet (jf. kapittel 4). Dette systemet bygges mer detaljert ved å fastlegge hvilke deler av vegsystemet, adresseparseller, som skal være «lenker» som det knyttes adressenummer til. Adresseparsellene skal hver for seg ha et navn som skal fylle en del betingelser som gode adressenavn og med en skriftform som er fastsatt etter reglene i stadnamnlova (jf. kap. 6). De forskjellige adresseobjektene, bygningene, inngangene, atkomstene skal knyttes til en adresseparsell på en slik måte at enkeltpersoner kan ledes fram til rette sted. Det skal settes opp skilt som hjelper trafikk fram til det rette stedet. Adressene skal registreres. Matrikkellova og matrikkelforskriften setter krav til den formelle måten som beslutninger skal fattes på og hvordan de berørte skal informeres og varsles.

Det kan være hensiktsmessig at den enheten som arbeider med matrikulering i kommunen også tar hånd om adressearbeidet. Gjennom matrikuleringsarbeidet får en god informasjon og oversikt som gjør det mulig å forutse behovene på adressesiden, både rent praktisk i terrenget og registermessig. Men også andre enheter i kommunen må på forskjellig vis involveres i adressearbeidet. Spesielt gjelder dette planetaten, informasjons- eller servicesenteret og vegetaten.

Det er viktig at adressearbeidet i nødvendig grad kobles sammen med det planarbeidet som foregår i kommunen slik at det forberedende adressearbeidet kan komme i gang tidlig nok. Det kan f. eks. allerede i planfasen samles informasjon om eksisterende stedsnavn i området, forberede mønsteret for adresseparseller, vurdere behovet for nye adressenummer og forberede adressenavnprosessene.

Det kommunale informasjons- eller servicesenteret vil være nyttig å bruke i alt informasjonsarbeid. Mens den enheten som har ansvar for vegene er naturlig å benytte for oppsetting og vedlikehold av skilt.

Det er et administrativt hovedansvar at adressene er klare på et tidlig tidspunkt i en byggeprosess eller utvikling av et område. Når det er flere enheter som deltar, er det viktig at det er klar og entydig utforming av delegasjoner og prosjektledelse: «Hvem gjør hva, når?» Det er med andre ord behov for gode rutiner og tette bånd slik at koordineringen er god fram til en adresse er klart merket i terrenget.

Til toppen

Trenger du hjelp med denne siden?

Kontakt oss

Telefon 08.00-15.45
32 11 80 00
post@kartverket.no