Hopp til innhold

Adresseveileder

17. Organisering og saksbehandling

17.1. Kommunen er ansvarlig adressemyndighet

Kommunen skal fastsette offisiell adresse (matrikkeloven § 21). Det medfører at kommunen er ansvarlig myndighet for å iverksette et adressesystem i kommunen og vedlikeholde dette gjennom tildeling av nye adresser, endringer og registrering av adresser i matrikkelen.
Kommunestyret fastsetter bl.a. hvilke ledd i den kommunale organisasjonen som skal ha ansvar for de ulike oppgavene med adresseforvaltningen, herunder valg av adressenavn mv. og skrivemåten av disse.
Delegering ned i organisasjonen må være trinnvis, eksempelvis:

1. kommunestyre - 2.  rådmann - 3.  etatsjef -  4. fagsjef.

Dersom kommunen vedtar lokal forskrift (jf. kap. 13), kan den med fordel beskrive hvordan myndigheten er delegert internt i kommunen.

17.1.1. Adresseforvaltningens innhold

Følgende oppgaver vil normalt inngå som en del av kommunens adresseforvaltning og med en fordeling mellom politisk og administrativt ansvar:

Oppgave Politisk Administrativt
Organisering og avklaring av ressurser (Matrl. §§ 5a, 21, 25, 32, matrikkelforskriften §§ 16, 50) x  
Ev. utarbeiding og vedtak av lokale forskrifter
(Kap. 13, forskr. §§ 50, 59)
x x
Avklaring av området som skal adresseres
(Kap. 4, forskr. § 58)
(x) x
Fastlegging av adresseparseller, tildeling av koder og registrering. (Kap. 5)   x
Valg av navn og fastsetting av skrivemåten for navn i adressesammenheng, samt registrering i SSR (Kap. 6, forskr. § 51 + stadnamnlova)  x x
Tildeling og melding av adressenummer (Kap. 7, forskr. §§ 50, 52)
   x
Tildeling av bruksenhetsnummer (Kap. 8, forskr. § 53)
  x
Endring av eksisterende adresser (Kap. 14, forskr. § 50)
   x
Matrikkelføring av adresse (Matrl. § 25)
   x
Utarbeiding av skiltplan og skilting (Kap. 11, forskr. § 57)
   x
Klagehåndtering (Kap. 15, matrl. § 46 f, forskr. § 22 og stadnamnlova)
   x
Arkivering av de ulike vedtakene og underlag/ dokumentasjon for disse (Arkivloven)
   x

Hva som er politisk og administrativt ansvar er nærmere omtalt i kap. 17.3.

17.1.2. Hjemmelsgrunnlag for adresseforvaltningen – To lovverk

Adresseforvaltningen gjennomføres i første rekke etter bestemmelsene i matrikkellova med tilhørende forskrift. Valg av adressenavn (Hva skal adresseparsellen hete?) er en intern prosess som avgjøres i og av kommunen. Når først navnevalget er gjort, skal skrivemåten fastsettes etter stadnamnlovas regler og registreres i SSR. At adresseforvaltningen i kommunen må forholde seg til to forskjellige lovverk, med forskjellige prosesser, gir spesielle utfordringer også med hensyn til organisering av dette arbeidet i kommunen.

17.2. Kommunens utgangspunkt

Når ansvaret for adresseforvaltningen er fastlagt, kan det være ulike måter å gjennomføre det operative arbeidet på alt etter det utgangspunktet som kommunen har:

17.2.1. Ingen vegadresser, dvs. kun matrikkeladresser

Noen kommuner hadde ved ikraftsetting av matrikkelen ingen vegadresser. Kommunen kan bestemme at dette skal videreføres, selv om intensjonen er at matrikkeladresser etter hvert skal erstattes av vegadresser for hele landet. Matrikkeladresser oppfyller på ingen måte formålet med adressesystemet. I det minste bør derfor kommunen etablere vegadresser i områder med sammenhengende bebyggelse.

En slik overgang til vegadresser kan være hensiktsmessig å definere som et eget prosjekt, gjerne med midlertidig økning av personressurser eller konsulenthjelp for å sikre en god framdrift i prosjektet. Det er viktig at arbeidet begynner med en overordnet struktur på adressesystemet for hele kommunen, jf. kap.3 og 4. Da kan en gjennomføre adressering
i enkeltområder som delprosjekt og være sikker på at adressesystemet likevel utgjør en helhet og harmonerer med nabokommunene.

17.2.2. Vegadresser bare i tettbebyggelse

Dersom kommunen allerede har etablert adresser i tettbygde områder i kommunen, bør en ta utgangspunkt i dette og utvikle et system for hele kommunen. Også i dette tilfellet kan det være en fordel å operere arbeidet som et prosjekt for å ha en god framdrift.

17.2.3. Vegadresser i hele kommunen

Kommuner som allerede har et tilfredsstillende adressesystem må ha en løpende forvaltning av systemet slik at nye adresser etableres når det oppstår behov for nye adresser. Ofte kan det medføre endringer og tilpasninger av eksisterende adresser. Det kan være endring av de fysiske forhold som utløser behovet for nye eller endrede adresser i et område. Det kan ofte være planlagte veg- og anleggsarbeider, omlegging av trafikkmønster og atkomster, reguleringsplaner og utbyggingsplaner, endret bebyggelse eller endret utnyttelse av en eiendom. Endring av enheter for utrykkingstjeneste/katastrofetjeneste og ulike systemer for katastrofevarsling, kan gi behov for å endre adresser for å unngå forveksling mellom ulike steder. Her må kommunen ha en løpende adresseforvaltning og etablerte informasjonsrutiner. Dette kan skje i egen regi eller av andre gjennom etablert avtale.

17.3. Organisering

Uansett hvordan kommunen har valgt å organisere oppgavene, er det viktig at ansvarsforholdene er entydige og at det er et tett samarbeid mellom de involverte. Det er viktig at kommunen først fastsetter adressen, dvs. adresseparsell, adressenavn, adressenummer mv. og deretter registrerer adressen i matrikkelen og adressenavnet i SSR. Deretter må adressen synliggjøres gjennom nødvendig skilting i terrenget.
Innenfor den enkelte kommune kan oppgavene fordeles og delegeres slik det er mest hensiktsmessig. Ved denne vurderingen bør en som grunnlag tenke på:

  • Hva er formålet med et godt adressesystem,
  • når og hvordan oppstår behov for nye adresser,
  • forholdet til partene som berøres,
  • oppdatering av register, kart og arkivering.

Det er en fordel om kun én etat i kommunen tillegges utøvende myndighet med ansvar for koordinering og drift. Denne etaten bør gis mulighet til å trekke andre etater inn i arbeidet, etter behov. Eller det kan etableres samarbeid mellom flere kommuner om det operative arbeidet som adresseforvaltningen inneholder.

Det kan også være aktuelt å engasjere private firma i spesielle overgangs- eller oppryddingsprosjekt. Det må imidlertid ikke være tvil om at det er kommunen som er formell adressemyndighet.

17.3.1. Politiske oppgaver

Etter loven er oppgaven med å fastsette adresser lagt til kommunen. Det vanlige er at de fleste forvaltningssakene blir utført etter delegasjon. Lov eller forskrift setter ingen grense i forhold til delegasjon. Matrikkelforskriften § 59 gir kommunen hjemmel til å lage utfyllende regler om tildeling av adresse. Det kan i noen grad utnyttes i delegasjonssammenheng (se innledningen til kapittel 17.1).

En stor del av adresseforvaltningen er regulert gjennom matrikkelforskriften og tilgrensende regelverk. Valg av adressenavn (og andre navn i adressesammenheng) er ikke enkeltvedtak etter forvaltningsloven og i mange kommuner er det vanlig å delegere fastsettingen av slike navn til underordnet politisk utvalg. Det kan være formannskap, hovedutvalg, kulturutvalg eller bydels-/grendeutvalg som fatter vedtak om nye adressenavn. Noen kommuner har eget navneutvalg som fremmer forslag til adressenavn og andre kommunale navn overfor vedtaksorganet, eller de har selv fått delegert vedtaksmyndigheten. Det kan være gode grunner for delegasjon av vedtaksmyndigheten til et lavere nivå, for å sikre en rask og effektiv fremdrift i slike saker.

Det er derfor viktig at adressenavnet blir tildelt så tidlig som mulig i prosessen. I mangel av formelle adressenavn kan andre uoffisielle navn bli tatt i bruk og skape problemer. Uavhengig av hvem som får myndighet til å vedta navn, er det naturlig at administrasjonen forbereder navnesakene, både i forhold til matrikkelloven og i forhold til lov om stadnamn mht. skrivemåten. Det er en fordel at delegeringen er fullstendig, slik at saken blir endelig avgjort av det organet som har fått vedtaksmyndigheten.

På politisk nivå bør det fattes vedtak om:

  • Organisering og avklaring av ressurser
  • Ev. utarbeiding og vedtak av lokale forskrifter
  • Valg av navn i adressesammenheng
  • Fastsetting av skrivemåten for navn i adressesammenheng

De andre adresseoppgavene som er nevnt i kapittel 17.1.1 kan med fordel delegeres til faglig leder på et hensiktsmessig nivå i organisasjonen for å få en rasjonell, operativ forvaltning. Det er viktig at inndelingen i adresseparseller og tildeling av adressenummer blir ivaretatt på en konsekvent og adressefaglig god måte.

17.3.2. Administrative oppgaver

Som vist i kapittel 17.1.1 og i kapittel 17.7 er de administrative oppgavene ved adresseforvaltningen mange og forskjellige. Det kan oppfattes som om oppgavene vil være noe forskjellig alt etter om en skal etablere et fullverdig adressesystem i kommunen for første gang eller om en skal holde ved like et system som allerede er etablert. De ulike aktivitetene vil likevel være nokså like. Det er volumet på oppgavene og ressursbruken som er forskjellig.

Det skal formes et logisk opplegg for adresser i kommunen som bygges opp med et overordnet hovedsystem på grunnlag av hovedtrafikkårene i adresseområdet (jf. kapittel 4). Dette systemet bygges mer detaljert ved å fastlegge hvilke deler av vegsystemet, adresseparseller, som skal være «lenker» som det knyttes adressenummer til. Adresseparsellene skal hver for seg ha et navn som skal fylle en del betingelser som gode adressenavn og med en skriftform som er fastsatt etter reglene i stadnamnlova (jf. kap. 6). De forskjellige adresseobjektene, bygningene, inngangene, atkomstene skal knyttes til en adresseparsell på en slik måte at enkeltpersoner kan ledes fram til rette sted. Det skal settes opp skilt som hjelper trafikk fram til det rette stedet. Adressene skal registreres. Matrikkellova og matrikkelforskriften setter krav til den formelle måten som beslutninger skal fattes på og hvordan de berørte skal informeres og varsles.

Det kan være hensiktsmessig at den enheten som arbeider med matrikulering i kommunen også tar hånd om adressearbeidet. Gjennom matrikuleringsarbeidet får en god informasjon og oversikt som gjør det mulig å forutse behovene på adressesiden, både rent praktisk i terrenget og registermessig. Men også andre enheter i kommunen må på forskjellig vis involveres i adressearbeidet. Spesielt gjelder dette planetaten, informasjons- eller servicesenteret og vegetaten.

Det er viktig at adressearbeidet i nødvendig grad kobles sammen med det planarbeidet som foregår i kommunen slik at det forberedende adressearbeidet kan komme i gang tidlig nok. Det kan f. eks. allerede i planfasen samles informasjon om eksisterende stedsnavn i området, forberede mønsteret for adresseparseller, vurdere behovet for nye adressenummer og forberede adressenavnprosessene.

Det kommunale informasjons- eller servicesenteret vil være nyttig å bruke i alt informasjonsarbeid. Mens den enheten som har ansvar for vegene er naturlig å benytte for oppsetting og vedlikehold av skilt.

Det er et administrativt hovedansvar at adressene er klare på et tidlig tidspunkt i en byggeprosess eller utvikling av et område. Når det er flere enheter som deltar, er det viktig at det er klar og entydig utforming av delegasjoner og prosjektledelse: «Hvem gjør hva, når?» Det er med andre ord behov for gode rutiner og tette bånd slik at koordineringen er god fram til en adresse er klart merket i terrenget.

17.4. Interkommunalt samarbeid

Adressesystemet er bygd opp rundt kommunen som enhet. Kommunegrensene er mange steder lite egnet som yttergrense for et velfungerende adressesystem. Det er derfor viktig at kommunens ledelse oppfatter betydningen av å ha et nært samarbeide med nabokommunene for å få et godt adressesystem i et område, jf. kap. 3. Mange adressebrukere opererer innenfor større regioner og de ønsker et adressesystem som er entydig med hensyn til adressenavn innenfor regionen. De akuttmedisinske kommunikasjonssentralene (AMK) er eksempel på en slik bruker, andre utrykkingsetater og beredskapsfunksjoner likeså.

Når kommunen skal tildele adressenavn bør den som et minimum sjekke adressenavnene til alle de kommunene som de grenser til og eventuelt ikke bruke navn som allerede er i bruk. Men helst bør en undersøke et større område, jf. matrikkelforskriften § 58 og kap. 3. Dette kan skape utfordringer for adresseforvalterne: Ofte finner vi de samme stedsnavnene i flere tilstøtende kommuner. Disse navnene kan være gode utgangspunkt i adressesammenheng. Men hvilken kommune skal «få lov til» å bruke det enkelte navnet dersom det må gjøres et valg? Her viser ofte politikere, grunneiere og enkeltpersoner sterke engasjement.

Det kan likevel være aktuelt å bruke det samme adressenavnet i to tilstøtende kommuner, dersom en veg begynner i én kommune og fortsetter inn i nabokommunen. Det er da ikke nødvendig å dele vegen i to adresseparseller. Adresseparsellen kan krysse kommunegrensen og kan ha samme adressenavn i begge kommunene (men forskjellig adressekode, jf. kap. 5). Adressenummerne bør da naturligvis være fortløpende over kommunegrensen. Dette er spesielt aktuelt hvor det ikke er noe fysisk skille eller markering (vegdele, kryss, bru o.l.) ved kommunegrensen.

For kommuner som ikke har kommet langt med adressetildeling bør en vurdere et felles prosjekt med nabokommunene, jf. matrikkelforskriften § 58. Alternativt kan en opprette et felles navneutvalg med representanter fra de respektive kommunene. Dette navneutvalget må ha fullmakt til å fatte endelig vedtak i slike konfliktsituasjoner som er nevnt ovenfor.

17.5. Bortsetting av oppgaver

Dersom kommunen har lite personellressurser eller mangler kompetanse til å gjennomføre et adresseprosjekt, kan det være et alternativ å sette bort deler av de administrative oppgavene. I prinsippet kan alle de administrative oppgavene settes bort. Mange steder er det ikke så stor forskjell på om en setter ut oppgavene til andre enheter i kommunen eller til andre kommuner i et samarbeid eller til eksterne firma. Denne veilederen skal i denne sammenheng bidra til å vise hvordan det skal adresseres. Det må imidlertid være klart at de ulike oppgavene krever ulik kompetanse og noen oppgaver egner seg bedre til å sette bort enn andre. I slike sammenhenger må en imidlertid ha klare og gode avtaler (jf. nedenfor) og regelverket om offentlige anskaffelser må følges.

Dersom kommunen lar andre ta arbeidet med adresseringen, vil medarbeiderne i kommunen ikke utvikle kompetanse og rutine i adressearbeidet. Bortsetting av oppgavene kan likevel være et brukbart alternativ for en kommune som skal etablere adresser i hele kommunen for første gang. Arbeidet vil være å etablere adressesystemet med et gitt vegnett og eksisterende adresseobjekter. Medarbeidere i kommunen bør likevel være involvert i prosjektet i størst mulig grad for å bidra med sin lokalkunnskap og gjennom deltakelsen utvikle adressefaglig kompetanse. Ut over å få til et system for adresseringen, vil kommunen selv være en vesentlig bruker av adressene i hele sin forvaltning og drift. I tillegg til de adresseansvarlige medarbeiderne, krever det adressekompetanse og fortrolighet med de nye adressene hos saksbehandlere, tjenesteytere og servicepersonell. En del driftssystemer og etatssystemer må kanskje tilpasses. Selv om arbeidet i første omgang utføres av andre, må kommunen gjennom prosessen skape et eierskap til systemet. Det må være en viktig oppgave for kommunens representant(er) i prosjektet.

Adressesystemet er ikke statisk når det er etablert første gangen. Det vil hele tiden være store og små endringer og tilpasninger. Å holde adressene oppdatert til en hver tid er en løpende driftsoppgave som er nært knyttet til kommunens arealplanlegging, boligbygging, trafikkplanlegging og til store og små utbyggingsprosjekter. Registrering og endring av adresser i matrikkelen er tett knyttet til arbeidet med å registrere bygninger og eiendommer. Ofte skjer det samtidig. Det løpende adressearbeidet er derfor mindre egnet til å settes bort til andre.

En avtale om adressearbeid (tildeling av adresser) i en kommune bør ha med følgende elementer:

  • Henvisning til lovgrunnlaget, forskriftene og nærværende veileder. Enkeltbestemmelser i avtalen bør ha konkret henvisning til konkrete avsnitt i regelverket.
  • Beskrivelse av dagens status og hvordan status skal være ved fullført prosjekt.
  • Gangen i adressearbeidet, dvs. samspillet mellom oppdragstaker og kommunen når det gjelder inndeling i adresseparseller, adressenavn på parsellene, tildeling av adressenummer til den enkelte eiendommen, bestilling og oppsetting av skilt.
  • Konkrete milepeler hvor kommunen skal godkjenne eller vedta, for eksempel: plan for adresseparseller, plan for navn til parsellene, plan for adressenummerne til den enkelte eiendommen, skiltplan.
  • Spesifisert saksgang ved fastlegging av adressenavn. Hvem registrerer eksisterende navn og utarbeider forslag/saksframlegg, informasjon til berørte og formelle grupper, mottak og behandling av innspill og merknader, forslag til skriftform før kommunen fastsetter adressenavn og skrivemåte.
  • Kunngjøring og behandling av eventuelle klager på skrivemåten.
  • Behandling av eventuelle eksisterende adresser som må endres.
  • Informasjon/høring til berørte om planlagt adresse og behandling av merknader og innspill.
  • Behandling av ønsker om adressetilleggsnavn.
  • Melding om vedtatt adresse til grunneierne.
  • Behandling av klager iht. matrikkellova og iht. stadnamnlova.
  • Matrikkelføring og rapportering til SSR og FKB-vegnett.
  • Spesifikasjon av hva oppdragstaker skal levere.
  • Tidsplan, eventuelle regler for endringer av denne og reaksjoner ved overskridelse av gitte tidsfrister.

17.6. Samordning ved kommunesammenslåing

Ved kommunesammenslåing må en se til at kommunenes adressesystem samordnes. Allerede i forhandlingene om sammenslåing og i sammenslåingsavtalen bør en ta stilling til harmonisering av kommunenes adressesystem og utpeke ansvarlig instans for dette arbeidet. Samordningsbehovet oppdages som regel tidlig ved organiseringen av samarbeidet mellom beredskapsetatene og kommunene. I slike situasjoner og ved andre justeringer av kommunegrenser, bør det settes i verk et prosjekt som har som oppgave å harmonisere adressene i berørte kommuner. I det minste bør følgende forhold klarlegges:

  • doble adressenavn
  • adressenummerering over den gamle kommunegrensen
  • eventuelle forskjeller i prinsipper for adressenummerering
  • eventuelle lokale forskrifter

17.7. Adresseprosesser og saksflyt

Illustrasjonen nedenfor viser hovedaktivitetene i adresseforvaltningen.
I merknadene til aktivitetene er det gitt henvisning til nærværende veileder. Illustrasjonen gjelder både etablering av adressesystem i et område og senere løpende oppfølginger. Det er formålstjenlig å tenke offisiell adresse som et system som etableres i et område: fra det overordnede mønster som bygges nivåvis ned til detaljer om atkomst til det enkelte adresseobjektet. Når rammen og det overordnede mønsteret for systemet er fastlagt, kan utviklingen av detaljene begynne med fastlegging av adresseparsellene, med andre ord hvilke veglengder som skal ha eget navn som grunnlag for adressenummerne , jf. kap. 4. Deretter følger adresseforvaltningens tre prosesser:

  • fastlegging av adressenavn,
  • skilting av adressenavnene med eventuelle henvisningsskilt og
  • tildeling av adressenummer for den enkelte adresseenheten, eventuelt med bruksenhetsnummer.

I illustrasjonen nedenfor er aktivitetene gitt en fortløpende nummerering som en naturlig rekkefølge. Det er rasjonelt om aktivitetene i de tre prosessløpene utføres tilnærmet parallelt (horisontalt plassert i figuren). Det kan imidlertid være hensiktsmessig å forberede arbeidet med adressenavnprosessen på et tidligere stadium.

ADMINISTRATIVT ARBEID, overordnet plan for adressering og ressursbruk


arbeidsgangenFigur 17‑1 Viser arbeidsgangen fra det overordnede med fastsetting av rammer for arbeidet og fastlegging av et mønster for adressesystemet videre gjennom 3 parallelle prosessløp til den avsluttes med arkivering.

17.7.1. Utfyllende merknader til de forskjellige aktivitetene

      1. Adresseringsområde
        Det geografiske området hvor det skal innføres offisielle adresser må fastlegges. Adressesystemet er bygd opp rundt kommunen som enhet, men mange steder er kommunegrensene lite egnet som yttergrense for adressesystemet, jf. kapittel 3, 17.2, 17.3.2 og 17.4 foruten matrikkelforskriften § 58.

      2. Adresseparseller
        Første oppgaven ved adressetildeling er å bestemme hvilken veg- eller gatestrekning og hvilket område som skal utgjøre en adresseparsell. Denne enheten skal gis et eget adressenavn. Adresseenheter med atkomst fra denne adresseparsellen skal ha adressenummer knyttet til denne parsellen, jf. kap. 4. Hver adresseparsell tildeles fortløpende adressekode mellom 1000 og 99998, jf. kap. 5. Koden kan brukes som foreløpig adressenavn, jf. kap. 6.2. – Se nærmere skjematisk Prosedyre for behandling av nye adressenavn etter lov om stadnamn under aktivitet 6.

      3. Navneforslag
        Det utformes forslag til navn på de enkelte adresseparsellene, jf. kap. 6 og matrikkelforskriften § 50. Utgangspunktet for navneforslag kan være:

        • Oversikt over kjente navn i området fra kart, SSR, egne samlinger
        • Kontakt med personer og miljø med lokalhistorisk interesse
        • Gamle kart og jordskiftekart
        • Kontakt med grunneiere og eldre innbyggere som har lang botid i kommunen

        Det kan være aktuelt i noen kommuner med annonsering eller omtale i media med oppfordring til å komme med forslag til navn, samtidig som dette vil kunne være en god orientering om oppstart av et adresseringsarbeid i en kommune eller i et område. Likevel bør en lokal navnekomité være rimelig representativ og ha god historisk og navnefaglig kompetanse. Det siste kan være spesielt aktuelt dersom et overordnet organ i kommunen har den endelige vedtaksmyndigheten i navnesaker. Med utgangspunkt i et slikt navnetilfang bygges det forslag til entydige adressenavn som ikke kan forveksles med andre navn i området, jf. kapittel 17.4. – Se nærmere skjematisk Prosedyre for behandling av nye adressenavn etter lov om stadnamn under aktivitet 6.

      4. Skiltplan
        Samtidig med behandling av navnespørsmålet kan det utarbeides et første utkast til plan for hvordan adressene skal skiltes, jf. kapittel 11 og matrikkelforskriften § 57.

      5. Plan for adressenummer
        Samtidig som aktivitet 3 og 4 utformes, lages plan for adressenummer på kart, med detaljplan innenfor hver adresseparsell, jf. kapittel 7 og matrikkelforskriften § 52. Dersom det mangler detaljplan, kan vi i første omgang sette av grupper adressenummer til områder. Dersom det eksisterer bygninger eller bygningstegninger på nye bygg, må også bruksenhetsnummeret fastsettes, jf. kapittel 8 og matrikkelforskriften § 53.

      6. Navnebehandling
        Ved navnesaken er det viktig å skille mellom valg av navn og vedtak om skrivemåten. Videre er det viktig å vite når det må eller bør reises formell navnesak (om skrivemåten), og når dette ikke er nødvendig. Avklaring av den opprinnelige bruken av navnet kan her være nødvendig. Dette er mer utfyllende beskrevet i kapittel 6. Når administrasjonen fremmer alternative forslag til navn på en adresseparsell, bør alle alternativene være vurdert/diskutert med navnekonsulenttjenesten. Det er uheldig å måtte begynne å endre skriftformen på et adresse- navn etter at navnevalget er vedtatt.

        I områder med flerspråklige navn vil det være spesielle utfordringer i valg til språk og skriftform, jf. § 7 i forskrift om skrivemåten av stadnamn. 

        Prosessen med valg og avklaring mht. adressenavn kan skjematisk angis i følgende:

        PROSEDYRE FOR BEHANDLING AV NYE ADRESSENAVN ETTER LOV OM STADNAMN:

        Beskrivelse Kommentarer
        1. Lag inndeling i adresseparseller Dette bør være en teknisk/administrativ oppgave.
        2. Lag forslag til adressenavn for den enkelte parsell, med ønsket skrivemåte Forut, eller i forbindelse med dette, kan det være aktuelt å informere publikum og aktuelle lag/foreninger, med mulighet for å komme med forslag på navn. Et utkast til forslag lages av saksbehandler. Dette vil normalt behandles av det politiske organ i kommunen som har ansvar for stedsnavn/adresser. Se skjema nedenfor som kan følge prosessen.
        I noen kommuner vil valg av adressenavn med tilhørende navnebehandling etter lov om stadnamn, oversendes for behandling i kulturetaten, med tilhørende politisk organ.

        3. Forslag oversendes Stedsnavntjenesten (SNT) for uttalelse.

        SNT gir ved tilbakemelding her råd om det bør reises formell navnesak eller om foreslåtte navn med en angitt skrivemåte kan gis status godkjent eller vedtatt. 

        Kopi av tilråding fra SNT sendes Kartverket.

        For adressenavn med forledd som fra før ikke er i offentlig bruk/finnes i Sentralt stedsnavnregister (SSR), bør det vedlegges nødvendig forklaring/begrunnelse.
        SNT vurderer skrivemåten av navnene og gir råd om skrivemåten. Både forledd, sammensetningsledd (komposisjonsfuge) og hovedledd vurderes.
        Skrivemåten sjekkes mot SSR. Navn med forledd som har status godkjent i SSR, og med en akseptabel skrivemåte i tråd med regelverket, kan benyttes som adressenavn og gis status godkjent (føres med status G i SSR).
        Dersom en avvikende skrivemåte ønskes av kommunen, må det reises formell navnesak på vanlig måte, hvor også navneobjektet for den opprinnelige bruken av navnet tas med. Ofte vil det være Kartverket som har vedtaksretten for navn i denne funksjonen, noe som må avklares.
        Navn med forledd som har status vedtatt, skal ha denne skrivemåten også som adressenavn og gis status vedtatt (føres med status V i SSR). Det samme gjelder vanligvis for kategorinavn hvor vanlig norsk rettskriving følges (Ekornveien, Bjørkebakken, o.l.).
        4. Etter mottatt uttalelse fra SNT (og eventuelle innsigelser fra publikum, eiere, mv.), vurderer kommunen behovet for å reise formell(e) navnesak(er) Her følges regelverket om dette i lov om stadnamn (ref. saksgang ved behandling av navnesaker på www.kartverket.no.). Eventuelt oversendes navn til KV med anmodning om å reise sak. Det vil være naturlig at disse navn utgår fra hovedprosessen, slik at ikke hele adresseprosessen stopper opp, se pkt. 6.
        5. Når skrivemåten av foreslåtte navn er avklart, gjør kommunen vedtak om valg av navn for aktuelle adresseparseller, og fører disse navnene i matrikkelen Dette er et vedtak som gjøres av det organ i kommunen som har vedtaksretten for dette (kommunestyret, ev. delegert til et underliggende politisk utvalg). Det er ingen formell klageadgang på dette vedtaket.
        6. For navn som har vært behandlet i navnesak, ref. pkt. 4, gjør kommunen formelt vedtak om skrivemåten for navn kommunen måtte ha vedtaksretten for, og fører disse navnene i matrikkelen Dette kan være navn kommunen direkte reiser navnesak for, eller det kan være en oppfølger med vedtak for navn som Kartverket har behandlet og gjort vedtak for i primærfunksjonen. Disse navna føres med status V (vedtak) i SSR. Adressenavn som ikke er resultat av formell navnesak, får status G (godkjent).
        7. Nye adressenavn skal:
        1. føres i matrikkelen
        2. føres i SSR
        3. føres i FKB-vegnett
        Nye adressenavn må først føres i matrikkelen og der gis adressekode. Denne adressekoden er viktig/nødvendig for registrering i SSR og FKB-vegnett.
        I navneprosessen kan skjema nedenfor benyttes som grunnlag for føring i SSR av adressenavn som ikke er resultat av formell navnesak. For føring i FKB-vegnett vises til egen veiledning.

        PROSEDYRE FOR BEHANDLING AV ADRESSETILLEGGSNAVN ETTER LOV OM STADNAMN:

        I hovedsak kan en ovenstående prosedyre for behandling av nye adressenavn benyttes analogt for adressetilleggsnavn. Det vil si

        • oversending til SNT for uttalelse når krav om adressetilleggsnavn er fremsatt – og
        • vurdering av skrivemåte med hensyn til eventuelt å måtte reise formell navnesak (for navneobjektet hvor navnet opprinnelig ble brukt).
        • Dessuten kan samme skjema nedenfor benyttes i prosessen som for adressenavn.

         Det er viktig å understreke det som ellers er stilt som betingelse for at eier skal  kunne kreve adressetilleggsnavn, jf. matrikkelforskriften § 54:

        • Det skal være definert som landbrukseiendom (se mer utfyllende omtale i adresseveilederen kap. 6.7.1) – og
        • det er bruksnavnet som kan kreves! (så fremt det faller sammen med et «nedarvet» stedsnavn).

         For ytterligere informasjons om adressetilleggsnavn, vises til artikkel på Kartverkets nettside.

        Skjema for behandling av nye adressenavn

        Dersom det blir nødvendig å reise formell navnesak for å få avklart skrivemåten for adressenavn, kan denne prosessen skjematisk angis slik:

        SAKSGANG I SAKER OM SKRIVEMÅTEN AV STEDSNAVN

        Noen tar opp navnesak etter lov om stadnamn. § 5 første ledd i loven angir hvem som kan ta opp navnesak. Saken sendes til 
        vedtaksorganet  § 5 andre og tredje ledd i loven angir hvem som er vedtaksorgan for hvilke navn. For eksempel er kommunen vedtaksorgan for skrivemåten av navn på veger, gater, kommunale anlegg, boligfelt, grender, tettsteder osv. Kartverket er vedtaksorgan for skrivemåten av alle naturnavn, seternavn og nedarvete gårds- og bruksnavn. I noen tilfelle kan grunneier bestemme skrivemåten. Kartverket er også vedtaksorgan på vegne av andre statlige etater dersom ikke annet er bestemt i lov eller forskrift. Kartverket har delegert saksbehandlingen og vedtaksmyndigheten til de enkelte fylkeskartkontorene. Vedtaksorganet forbereder saken og sender den til
        kommunen til høring med to måneders frist. (Når kommunen er vedtaksorgan, har den saken allerede.)
        Kommunen tilskriver eier/fester direkte i saker som gjelder bruksnavn. Ev. lokale organisasjoner som har særlig tilknytning til navnet, tilskrives også.
        Kommunen behandler saken og sender den til
        stedsnavntjenesten i Språkrådet for tilråding om skrivemåte, med kopi til vedtaksorganet. Stedsnavntjenesten har to måneders frist. Saken sendes til
        vedtaksorganet som fatter vedtak. etter reglene i § 9 i forskrift til lov om stadnamn. Vedtaket sendes til kommunen, som kunngjør vedtaket med opplysning om klageadgang etter § 10.
        Vedtaket sendes også til stedsnavntjenesten i språkrådet, andre offentlige organer som skal bruke navnet i tjenesten, og til
        Sentralt steds-
        navnregister (SSR)
        ved Kartverkets fylkeskartkontor


        Ev. klage sendes til vedtaksorganet. Saksgangen ved klage er den samme som i førstegangsbehandlingen. Hvis klageren ikke får medhold av vedtaksorganet, blir skrivemåten bestemt av Klagenemnda for stedsnavnsaker. Klagenemndas vedtak er endelig.

      7. Informasjon til berørte
        Iht. matrikkelforskriften § 50 (7) skal eier, fester m.fl. informeres før kommunen tildeler eller endrer adresse, jf. kapittel 15.1.

      8. Vedtak
        Adressenavnet vedtas av den myndighet/utvalg som har fått denne fullmakten. I forhold til lov om stadnamn skal skrivemåten av adressenavnet kunngjøres. Det må vurderes hvordan dette kan gjøres hensiktsmessig uten å få en serie med enkeltkunngjøringer. Se også aktivitet 7 om informasjon til eier og fester.

      9. Bestille skilt
        Det bestilles adressenavnskilt, henvisningsskilt mv. i henhold til skiltplan (aktivitet 4) med korrekt skrevet adressenavn, eventuelt med korrekt forkortelse, jf. kap. 12.1. Korrespondanse mv. arkiveres i adressearkivet.

      10. Tildele adressenummer/adressevedtak
        Adressenummeret blir formalisert. Det kan i mange tilfeller være naturlig og rasjonelt å gi hjemmelshaver bare én melding som formuleres slik at den er:

        • en orientering om adressenavnet,
        • en underretning om hvilken adresse som kommunen vil gi,
        • en melding om at dette blir adressen dersom det ikke kommer innvendinger innen en fastsatt frist.

         

        Sammen med denne meldingen bør det vedlegges en informasjon (brosjyre) som kort orienterer om hva vegadresse er, hvordan adressenavn og adressenummer fastsettes og skiltes. Informasjonen bør spesielt fremheve hvilke deler av vedtaket det kan klages over, hvem som er klageberettiget, om klagefrist og hvem som er adressat for eventuell klage.

      11. Matrikkelføring
        Når adressevedtaket er fattet, registreres adressen i matrikkelen. En adresse er først tildelt når den er ført i matrikkelen. Det fremgår av matrikkelforskriftens § 50 andre ledd. Dersom adressenavnet ikke er registrert i SSR tidligere, gjøres også det nå..

      12. Eventuelle klager på skrivemåten av adressenavn behandles etter regelverket i lov om stadnamn, jf. ellers kapittel 15.

      13. Skilting og skiltvedlikehold
        Skiltene settes opp i henhold til skiltplanen. Som grunnlag for dette arbeidet må det foreligge god skiltplan (jf. kapittel 11.4) og en detaljert beskrivelse av arbeidet. Dersom skilt skal settes på privat eiendom, må grunneier kontaktes. Når skilt skal plasseres på bygningsfasade eller annen teknisk innretning, er det spesielt viktig med en detaljert beskrivelse for hvordan skiltet skal plasseres og forankres (gjerne med bilde), jf. kapittel 11. Dersom skiltarbeidet skal utføres av andre enn kommunen selv, må det foreligge avtale hvor skiltplan og beskrivelser inngår. Det må være rutiner for kontroll og vedlikehold av oppsatte skilt.

      14. Eventuelle klager på adressetildelingen (adkomst og adressenummer), jf. kapittel 15.

      15. Arkivering
        Det vises her til regelverket i arkivlova. Saksarkivet er regnet som hovedarkivet i kommunen. Her ordnes dokumentene etter det emnet eller den saken som er behandlet i dokumentet (etter arkivnøkkelen). Det fins også spesialarkiv hvor det er det enkelte objekt (person, eiendom, adresse osv.) som er arkivgrunnlaget. Arkivmapper som er ordnet som spesialarkiv, blir ofte ordnet som en del av saksarkivet. Adressearkivet vil mest praktisk være et spesialarkiv ordnet etter adressenavn (og ev. adressenummer). Adressearkivet bør være lett tilgjengelig for adresseforvalterne siden det er i stadig bruk ved endringer og nyetableringer. Det kan skape konflikt i forhold til arkivforskriftens generelle krav om periodisering og bortsetting. Kvalitetssikringssystemet, som er nevnt under kapittel 17.3.2, må inneholde bestemmelser om adressearkivet og arkivbruken. Det skal sikre at adressearkivet holder tilfredsstillende kvalitet som en del av kommunens formelle arkivordning.
Til toppen

Trenger du hjelp med denne siden?

Kontakt oss

Telefon 08.00-15.45
32 11 80 00
post@kartverket.no
 

Chat