Forskrift om gebyr for tinglysing mv. regulerer gebyrene for bekreftede utskrifter og dokumentkopier fra grunnboken. Inntil nå har kommunene måtte betale gebyr på linje med alle andre. Som følge av en endring i forskriften § 5, vil kommunene fra 1. april få gebyrfritak for kopier av dokumenter som bestilles i forbindelse med saksbehandling etter matrikkelloven.

I dag benytter mange kommuner Kartverkets elektroniske bestillingsløsning. I denne løsningen er det ikke mulig å kreve gebyrfrie kopier, og kommunene kan ikke bruke løsningen til bestillinger som skal være gebyrfrie fra 1. april.

Manuell bestillingsløsning

Kartverket jobber med å automatisere prosessen, gjennom en utviding av matrikkelsystemet (se nedenfor). I en overgangsperiode ber vi om at kommunene bestiller dokumentkopier etter følgende framgangsmåte:

  • Send bestillinger på e-post til: tinglysing@kartverket.no
     
  • Skriv fullstendig dokumentinformasjon for dokumentene som bestilles.
    Se eller bruk gjerne vårt manuelle bestillingsskjema for informasjon om hvordan dokumenter identifiseres.
     
  • Skriv hvordan kopiene ønskes mottatt, papirutsending eller elektronisk.
    Skal kopien(e) benyttes i sakssammenheng hvor stempel og «bekreftet kopi» behøves, vil papirutsending fortsatt være aktuell metode. Men i motsatt fall, hvor kommunene kun ønsker å se innholdet i dokumentene, vil en elektronisk forsendelse være alternativet.

  • Skriv at bestillingen gjelder gebyrfrie kopier til bruk i kommunal saksbehandling.

Ny funksjonalitet i matrikkelen

Kartverket har igangsatt arbeid med å automatisere muligheten for kommunene til å hente kopier direkte fra matrikkelklienten. Matrikkelsystemet vil utvides med en funksjonalitet for å søke opp og ta ut dokumenter på en gitt dokument-id. Med denne funksjonen kan en saksbehandler hos kommunen som lokal matrikkelmyndighet få tilgang til de ønskede dokumentkopiene direkte.

Kartverket har målsetning om å lansere denne tjenesten før sommeren.

Grunnet begrenset kapasitet i den manuelle overgangsrutinen, oppfordrer vi kommunene til å begrense manuelle bestillinger til strengt nødvendige dokumenter, inntil matrikkelløsningen er oppe og går.