Innsenderen får regningen

Den som sender inn et dokument til tinglysing vil også få en faktura på tinglysingsgebyr og dokumentavgift. Det er innsenderen som i første omgang er ansvarlig for å betale, og derfor plikter innsenderen å oppgi sitt navn, adresse og organisasjonsnummer eller fødselsnummer ved tinglysing, slik at fakturaen blir sendt til riktig adresse. Det er en egen rubrikk for rekvirentopplysninger øverst i venstre hjørne på alle standardiserte skjemaer.

Hvis det sendes inn flere dokumenter i samme konvolutt, er det viktig å sørge for at rekvirentopplysningene er like på alle dokumentene. Dokumenter som blir sendt inn for sletting inneholder ofte gamle rekvirentopplysninger, noe som gjør det uklart hvem som skal ha det ferdig slettede dokumentet i retur. I slike tilfeller er det viktig at innsender setter strek over alle gamle rekvirentopplysninger.

Samsvar mellom følgebrev og dokumenter

Hvis du skriver et følgebrev som legges ved dokumentene som skal tinglyses, vil vi ofte kunne se av brevarkets logo og bunntekst hvem som er innsenderen. Denne informasjonen må samsvare med informasjonen i tinglysingsdokumentene. Informasjonen om hvem som er innsender må være entydig og lik på alle dokumentene i saken. Hvis en eiendomsmegler for eksempel sender inn et pantedokument på vegne av en bank, må eiendomsmegleren sette strek over eventuell identifikasjon av banken, og føre på eget navn og organisasjonsnummer i rekvirentfeltet på pantedokumentet.

Skulle det likevel ikke være samsvar mellom den som har sendt følgebrevet og rekvirentopplysningene i de øvrige dokumentene, vil vi forholde oss til følgebrevet. Det er den personen som har signert følgebrevet som er rekvirent i saken, og som får tilsendt fakturaen. Anmodninger om at fakturaen skal sendes til en annen person enn innsenderen vil ikke bli fulgt, jf. lov om dokumentavgift § 6 og tinglysingsloven § 12 b.

Organisasjonsnummer eller fødselsnummer

Dokumenter som skal tinglyses, blir journalført hos Kartverket samme dag som de blir mottatt. Ved journalføringen, får hver sak et unikt saksnummer. Dette saksnummeret er knyttet opp mot innsenders navn og adresse. Navnet og adressen blir sjekket mot Brønnøysundregistrene eller folkeregisteret, ved hjelp av organisasjonsnummeret eller fødselsnummeret. En eventuell adresseendringer må derfor meldes til Brønnøysundregistrene eller folkeregisteret. Hvis du som privatperson, i en periode har behov for å få tilsendt posten til en annen adresse, vær vennlig å oppgi dette spesifikt i saken når den sendes til tinglysing.

Det er viktig at innsender bare blir identifisert ved hjelp av ett organisasjonsnummer eller ett fødselsnummer. Følgebrev fra profesjonelle brukere inneholder ofte flere organisasjonsnummer, noe som kan gjøre det uklart for oss hvem som er rett innsender. Hvis innsenderen er et foretak må navnet skrives på samme måte som i Brønnøysundregistrene, jf. forskrift om tinglysing § 4 andre ledd. Underenheter skal identifisere seg med hjelp av underorganisasjonsnummeret.

Referansenummer

Innsender har mulighet til å bruke et eget referansenummer på saker til tinglysing. Referansenummeret kan bestå av inntil seks tegn, bestående både av tall og bokstaver. Referansenummeret vil være synlig på fakturaen og kan være et nyttig hjelpemiddel til å sortere tinglysingssaker internt i en større bedrift.

E-faktura og EHF-faktura

Kartverket tilbyr også avtale om faktura i elektronisk form. Med avtale om e-faktura kan dere selv bestemme hvilken elektronisk adresse (server) fakturaen skal leveres til. Det vil gi mulighet for å samle fakturaer fra geografisk spredte filialer til en felles fakturaavdeling. Eller at et felles oppgjørsselskap gis tilgang til å gjøre opp fakturaer for flere foretak.

Vi leverer de elektroniske fakturaene til den FTP-serveren eller serveradressen som dere selv ønsker. Fakturaene blir levert som XML-filer i e2B-format. Ved oppstart får dere en fil med beskrivelse (Stylesheet XLS-fil) og logo (JPG-fil).

Kartverket har også mulighet til å levere fakturaer i EHF-format, som er statens nye format for elektronisk fakturering. EHF-fakturaer leveres via meldingssentralen www.sendregning.no, hvor mottakeren selv kan hente fakturafilene og lese dem i sine egne systemer. Kunder som ønsker å motta EHF-fakturaer må ha et organisasjonsnummer som er registrert i ELMA-registeret.

For å bli bruker av elektronisk faktura eller EHF-faktura, kan du sende en e-post til regnskap@kartverket.no.

Samlefaktura på papir

En faktura fra Kartverket vil normalt inneholde alle krav som er etablert hos oss samme dag. I store firmaer eller offentlige etater, hvor det er mange som sender inn dokumenter til tinglysing, kan det imidlertid være mer hensiktsmessig å samle kravene på en annen måte. Kartverket tilbyr følgende typer samlefakturaer:

  • Krav samlet per dag (normalen)
  • Krav samlet per dokumentnummer
  • Krav samlet per kundereferanse
  • Krav samlet per matrikkelenhet

Hvis du ønsker en bestemt type samlefaktura fra Kartverket, kan du sende en e-post til regnskap@kartverket.no, hvor du oppgir ditt organisasjonsnummer og ønsket fakturatype.