En ny kommunestruktur vil påvirke NAV i stor grad, både organisatorisk og gjennom behov for IKT-tilpasninger. Der tidligere kommunesammenslutninger har omfattet to kommuner med beskjedent folketall, åpner reformen nå for sammenslåing av flere kommuner til én, splitting av kommuner og endring av fylkesgrensene. Dette vil legge sterkt press på NAVs organisasjonsstruktur og IKT-systemer.

Stort prosjekt i NAV

- Ut 2016 vil prosjektet i NAV sysselsette cirka 80 personer internt i ulike stillingsprosenter. I tillegg er 10 utviklingsteam involvert. Budsjett 2016 er på 67 millioner kroner. Dette inkluderer kostnader både til egne ansatte og eksterne utviklingsteam, sier delprosjekteier for IKT i NAV, Raymond Hesthaug.

NAV-kontoret består av et partnerskap mellom kommunen og staten. Kommunen er en likeverdig partner sammen med staten. Derfor vil kommunereformen berøre begge parter. Kommunereform-prosjektet i NAV har vært i full drift fra våren 2015. Prosjektet er organisert i to delprosjekter, IKT og Organisasjon. IKT- prosjektet er delt inn i hovedsakelig to forskjellige leveranseteam som hører naturlig sammen funksjonelt og teknisk.

Må tåle parallelle sammenslåinger

Delprosjektleder Hesthaug sier at NAV er godt i gang med sine forberedelser til kommunereformen.

- De forberedende aktivitetene kan forenklet deles opp i to: Vi sentraliserer regnskapene og gjør dem uavhengig av kommunestruktur før kommunereformen. For å bevare historiske data må disse «flyttes» over inn i nye kommunestrukturer (som samsvarer med organisasjonsenheter). Disse flyttejobbene eksisterer, men må gjøres mye mer effektive for å håndtere mer enn én kommunesammenslåing i parallell. Vi dimensjonerer dette til å skulle tåle 150 kommuner som blir slått sammen til 50, sier han.

Kompetanseheving

Hesthaug påpeker at kommunene står overfor utfordringer med å velge de eller det kommunale fagsystemet som en ny, sammenslått kommune skal bruke.

- Dette området er ikke enkelt ettersom to eller flere kommuner som skal slå seg sammen, kan ha ulike kommunale fagsystem som leveres av ulike leverandører. Da vil trolig den nye sammenslåtte kommunen anskaffe et felles kommunalt fagsystem og integrere data (historikk, kodeverk med mer). Nye fagsystem krever også kompetanseheving, sier Hesthaug.

Sentral samarbeidspartner

Kartverkets prosjektleder Unn Disch Kihle sier at NAV er en viktig samarbeidspartner og at de er gode på å gi tilbakemeldinger.

- NAV har en sentral rolle i dagens kommuner, og blir ikke mindre viktige i nye, sammenslåtte kommuner. De har gjort gode forberedelser for å møte de utfordringene som vil komme, sier Kihle.

Hun får også gode tilbakemeldinger fra NAV.

- Vi er meget godt fornøyd med jobben som Kartverket har gjort så langt. Det har vært særdeles viktig for NAV å få tidlig tilgang til testdata på endret kommunestruktur. Dette har vi fått via et velvillig team fra Kartverket og er i full gang med å teste. Slikt tar ned risikoen betydelig for oss, sier Raymond Hesthaug.

Krevende koordinatorrolle

Han sier at Nav ser med stor ydmykhet på rollen Kartverket har fått tildelt.

- Mange har en stor jobb foran seg, og Kartverket er flinke til å gjøre samfunnet oppmerksom på utfordringene man står overfor. Samtidig ser vi at det er svært mange aktører som har behov for informasjon. Vi oppfatter Kartverkets rolle som krevende, men synes så langt at de har vært superflinke, sier Raymond Hesthaug.

- Kompleks materie

Også tjenestedirektør Kjell Hugvik i NAV mener det er viktig å være tidlig ute med forberedelser til kommunereformen.

- En kommunereform er kompleks materie for NAV ettersom det er så mange bindinger mellom eksisterende kommunenummer og de ulike IKT-systemene våre. Derfor er det avgjørende at NAV har kommet tidlig i gang med å utrede endringsbehovene og igangsette de nødvendige endringene, sier Hugvik.

Se Kartverkets prosjektsider om kommunereformen.