I forbindelse med Kartverkets prosjektrolle som koordinator for kommunereform i IKT-sammenheng lanseres nå nettsidene Kommunereform på Kartverket.no. Nettsidene inneholder en sjekkliste for kommunene som skal slås sammen, hvor oppgaver presenteres på en tidslinje som strekker seg over 18 måneder fra kongelig resolusjon/vedtatt sammenslåing til sammenslåing av kommuner ved årsskiftet. Sidene inneholder også et statuskart som viser vedtatte sammenslåinger. Nettsidene skal i hovedsak fungere som en veileder for kommunene som står overfor en sammenslåing.


- Her kan kommunene se på dokumentasjon fra andre kommunesammenslåinger, hva andre kommuner har gjort og hvilke utfordringer de har møtt på underveis, sier IT-direktør ved Kartverket og prosjekteier Olav Petter Aarrestad.


Tidlig start er avgjørende

Sammenslåingsprosessen vil være krevende, også sett i et IKT-perspektiv. Aarrestad vektlegger en tidlig start som nøkkelen til suksess. Oversiktsbildet viser seg å være langt mer komplisert enn først antatt, og sammenslåingsprosessene vil være i kontinuerlig utvikling ettersom nye forhold og utfordringer dukker opp. Kartverket har gjennom koordinatorrollen fått en litt tidlig start med kartleggingsarbeidet som er nødvendig før en sammenslåing.

- Vi har nok vært litt tettere på dette enn andre statlige etater, men vi ser at flere har fokusert på utfordringer i arbeidet med sammenslåinger. En typisk kommune har mellom 200 og 600 ulike systemer, så det er mye jobb med å få alle IKT-systemene til de forskjellige etatene til å snakke sammen. Det inngår mye kartlegging, jobb og koordinering før en sammenslåing er helt ferdig, forteller Aarrestad.


Nettsidene er levende, i den forstand at de vil være under arbeid etter hvert som sammenslåingsprosessen utfolder seg i praksis. I tiden fremover vil Kartverket koordinere sin sjekkliste med blant annet NAVs arbeid med kommunereformen.


- Vi har arbeidet lenge med å kartlegge behov og oppgaver, og håper at alle involverte, det gjelder både kommunene, etater og andre, bidrar til at vi får en så god og utfyllende liste som mulig, forteller prosjektleder Unn Disch Kihle.


Tett samarbeid med sammenslåingen av Nye Sandefjord

Kartverkets nettsider for kommunereformen skal fungere som et referanseverktøy for kommunene i sammenslåingsprosessen. Pilotsammenslåingen Nye Sandefjord kommune vil derfor bli viktig for videreutviklingen av nettsidene. Gjennom finansiering fra Kartverkets prosjekt har Sandefjord, Stokke og Andebu blitt tildelt en ressurs på 50%. Denne ressursen vil ha dokumentasjonsansvar under sammenslåingsprosessen.


- Det er Hallvard Hoen som vanligvis har sitt daglige virke i KS- som ut prosjektperioden 01.03.2017, skal bidra med 50% i Nye Sandefjord. Et spennende samarbeid mellom Nye Sandefjord, KS og Kartverket er i gang fra 01.04.2016. Det er viktig at vi får dokumentert de utfordringene som oppstår i forbindelse med sammenslåingen til Nye Sandefjord kommune. Denne informasjonen vil bli gull verdt for fremtidige sammenslåinger, fastslår prosjektleder Unn Disch Kihle.

 

Se nettsidene og sjekklista i sin helhet her.