Prosjektet «Kommunereform i en digital virkelighet» har hatt et tett samarbeid med kommunene som skal gjennom 'pilotsammenslåingen' den 01.01.2017. I Sandefjord jobber prosjektleder Lars Petter Kjær og hans prosjektgruppe iherdig for å klargjøre de tre kommunene for sammenslåing.
- Årsskiftet kommer, og vi har en tydelig deadline vi ikke kan skyve på. Jeg har ingen bekymringer for at vi ikke kommer i mål, sier en engasjert Kjær.


Tidligere i vår etterspurte Sandefjord en ressurs som kunne bistå i arbeidet, og kartlegge oppgaver og avgjørelser som ville være relevant for andre kommuner som skal gjennom sammenslåingsprosessen. Kartverket svarte med å tildele Nye Sandefjord en 50% ressurs, i form av Hallvard Hoen. Hoen har til daglig sitt virke i KS, og bidrar med faglig innsikt og erfaring som er nyttig for prosjektet:
- Det er verdifullt å ha Hallvard Hoen i Sandefjord, og dette samarbeidet med Kartverket er vinn-vinn-situasjon, uttalte Lars Petter Kjær under statusmøtet på Sandefjord Rådhus.

Jobben må gjøres

Nye Sandefjord har lenge jobbet med de forskjellige aspektene ved sammenslåingen. Som første kommune ut i kommunereformen, går de opp en sti for de mange sammenslåingene som følger i 2018, 2019 og 2020. Lars Petter Kjær og Hallvard Hoen forteller at jobben er krevende, både når det gjelder tid og ressurser:
- Det er veldig mange prosesser som skjer på én gang i en sammenslåing, og disse prosessene skjer på mange områder samtidig. Vi har jobbet mye med digitalisering, organisering i IT og vi har hatt prosesser med fagområdene. Her ser vi at vi viderefører mye og anskaffer noe, forteller Kjær og legger til at anskaffelsesbiten har vært mindre krevende enn antatt:


- Men jobben må gjøres. De kommunene som har bedre tid kan legge opp et anskaffelsesløp som gir det tidsaspektet som er nødvendig.


Kjær forteller at det er mye holdningsarbeid i en sammenslåingsprosess. Sammen med Hoen jobber han med strategi for digitaliseringsarbeidet:
- Vi har fått en aksept rundt måten vi tenker digitalisering ved å lage et prosjekt for å realisere digitalisering i de ulike kommunalområdene. Vi er i gang med å legge grunnlaget for handlingsplanen vi vil basere digitaliseringsarbeidet på, forklarer Hoen.

- For å få til ting må vi få en forankring i måten vi jobber på, og hvordan vi organiseres. Det er mange som skal smeltes sammen til én organisasjon i en sammenslåing, og her må det følges opp og planlegges, sier Kjær.

Nyttig erfaring for fremtidige sammenslåinger

I Nye Sandefjord er målet å bli operative sammen, heller enn topptunge. Kjær mener at de har fått til mye ut av lite, og han opplever at de involverte ikke er redde for å ta tak i de forskjellige oppgavene:
- Så langt er erfaringen at ingenting vært veldig komplisert. Gjørejobbene er krevende, men vi ser at den store utfordringen er å selge budskapet, og få til en velfungerende organisasjon. Det må være tydelig hva vi får ut av endringene, er hans råd til andre kommuner.


Både Kjær og Hoen er tydelige på at Nye Sandefjord er i rute, og de håper at andre kommuner kan tjene på deres erfaringer. Blant annet vil disse erfaringene bli synliggjort i Kartverkets sjekkliste, hvor Hoen vil melde inn oppgaver som Nye Sandefjord støter på.
- Mange deler av prosessen er unik for den enkelte sammenslåing, men mye er likt. Det er viktig at kommunene tidlig skaper seg et bilde av hva de kan gjøre selv, og hvor de må ha hjelp, forteller Kjær.


- Alle må gjøre de samme jobbene i de forskjellige sammenslåingsprosessene, men alle må gjøre jobben i praksis. Tidlig kartlegging og et realistisk bilde av hva som må gjøres er avgjørende, avslutter han.

 

Les mer om Nye Sandefjord på den nye kommunens nettsider her. 

Her kan du utforske Kartverkets nettsider for kommunereformen, og sjekklista som skal videreutvikles i løpet av sommeren/høsten.