Kartverket skal gjennom sin rolle som teknisk koordinator for kommunereformen koordinere samarbeidet mellom statlige etater og involverte kommuner. I tillegg skal avhengigheter mellom ulike IT-løsninger avdekkes, gjennom prosjektet kommunereformen i et IKT-perspektiv.

Statuskart og sjekkliste

Som en del av dette Kartverkets ansvar utvikles nå nye nettsider for kommunereformen på kartverket.no. De nye nettsidene vil inneholde et statuskart og et prosessverktøy som gir en oversikt over de konkrete IKT-relaterte oppgavene i en kommunesammenslåing. Prosjektleder Unn Disch Kihle forteller at dette verktøyet har blitt formet gjennom arbeidet med kommunereformen.

- Det begynte med det vi kalte en prosessbeskrivelse. På veien fant vi ut at det kanskje ikke er prosessen i seg selv som skal beskrives, men det som må gjøres gjennom prosessen. På reisen fra prosessbeskrivelse til hvilke oppgaver som skal løses når, av hvem, landet vi på at dette er en sjekkliste. Den beskriver hva vi i Kartverket må gjøre, hva andre etater må gjøre og hvilke oppgaver kommunene selv må ta tak i.

Kihle forteller at nettsidene vil fungere som en informasjonsside for alle interesserte, men hovedsakelig som et verktøy for kommunene.

- Sjekklista kan være til hjelp for alle involverte, men primærbruker er kommunene som enten er på vei inn i prosessen eller som har tatt beslutningen om sammenslåing.

Tett samarbeid om informasjon 

Sjekklista er utarbeidet som en tidslinje som begynner ved vedtak om sammenslåing, 18 måneder før iverksettelse. Gjennom arbeidet med nettsidene har Kartverket gjort flere grep som skal sikre en god og overordnet oversikt over sammenslåingen. Ett av disse grepene er en systematisk innhenting av informasjon fra de involverte etatene, om de aktuelle oppgavene rundt prosessen. En innhentingsprosess som ikke bare har vært enkel.

- Det har vært en litt tung prosess. Det har vært vanskelig å tydeliggjøre at vi sammen har et eierskap til prosjektet. De involverte etatene møtes jevnlig, i et forum hor vi hjelper hverandre til å få fram en gode ideer og løsninger. Her er det viktig at de involverte tar eierskap på det de sitter på av informasjon som er relevant for kommunene.
Kihle poengterer at tett samarbeid og god kommunikasjon med de involverte er avgjørende for at sjekklista skal fungere optimalt.

- Vi håper at alle involverte som har et annet perspektiv på prosessen enn Kartverket, bidrar til at vi får en så god liste som mulig. Dette skal være et samlingspunkt, hvor man kan gå inn og få informasjon om kommunereformen i IKT-sammenheng. Målet er at vi skal kunne henvise kommunene til Kartverkets nettsider, her kan de se hva de kan få hjelp til og hva de må gjøre på vei til sammenslåing.

Under stadig utvikling

Arbeidet med sjekklista er godt i gang, men det er fortsatt ønskelig med ytterligere informasjon og tilbakemeldinger fra de involverte. Kihle understreker at lista vil være under arbeid gjennom året. Målet er at sjekklista skal fungere både som referanseverktøy for igangsatte og fremtidige sammenslåinger. Sammenslåingen av Sandefjord, Andebu og Stokke, kalt SAS-sammenslåingen, er en viktig pilot under kommunereformen. Ikke minst er det en viktig pilot for prosjektet kommunereform i IKT-sammenheng.

Etter planen skal de nye nettsidene skal være tilgjengelige fra og med april.

Les mer om Kartverkets arbeid med kommunereformen.