Kartverket ble i 2015 tildelt midler for å utvikle en IT-løsning, som skal forberede offentlig forvaltning på den digitale hverdagen som venter i ny kommunal hverdag. Løsningen er nå ferdig og er i test ut juni, før den settes i produksjon i løpet av høsten. Kartverket ble også gitt en koordinerende rolle, i prosjektet som varer ut februar 2017. I denne rollen koordinerer Kartverket samarbeidet mellom statlige etater og involverte kommuner, for om mulig avdekke utfordringer og avhengigheter mellom ulike IT-løsninger. Som del av koordinatorrollen har Kartverket opprettet Samordningsforum, et forum i hovedsak for statlige etater og systemeiere som berøres av sammenslåing av kommuner.

God samarbeid i Samordningsforum

God dialog og godt samarbeid med andre statlige etater er avgjørende for at kommunereformen i en digital virkelighet lykkes. Samordningsforum samler 22 representanter fra 16 statlige etater i landet annenhver måned i prosjektperioden. Hovedmålet med samordningsforum er at de involverte skal informere hverandre om status i arbeidet med kommunesammenslåing.

- Ut fra Samordningsforum springer en kontaktflate mellom de nasjonale virksomhetene, og man ser avhengigheter og hvordan man kan hjelpe hverandre. Gjennom arbeidet har vi fått i gang bilaterale prosesser, forteller prosjektleder Unn Disch Kihle.

Gjennom rollen som forvalter av matrikkelen og koordinator for kommunereformen i IKT-perspektiv, har Kartverket vært en pådriver for å få i gang disse prosessene.

- Kartverket har vært en god pådriver for kartlegging i blant annet NAV, E-helse, Folkeregisteret, Brønnøysund og lignende, og dette har åpnet opp for god samhandling. De er godt i gang med forberedelser til reformen, og vi ser også at de rydder litt i egne hus.

Kartverket jobber også med å få i gang dialog med private systemeiere, som med fordel kan forberede seg på endringene som kommunereformen vil føre med seg. 13. juni er aktuelle leverandører invitert til et frokostmøte i Oslo, med kommunereform i en digital virkelighet som tema.

Tett arbeid med Nye Sandefjord 

Gjennom prosjektperioden jobbes det tett med kommunene som skal slå seg sammen 01.01.2017. Sandefjord, Andebu og Stokke blir i 01.01.2016 slått sammen til kommunen Nye Sandefjord. Denne sammenslåing er en viktig pilot i prosjektet, og gjennom prosjektperioden arbeides det tett med de tre kommunene, kalt SAS-kommunene. I tillegg er Tønsberg kommune også involvert som følge av grensejusteringen mellom Stokke og Tønsberg på samme tid. Vear skilles ut av Stokke kommune i denne prosessen.

- Det er mange avklaringer som må på plass i løpet av dette året, og for kommunene er det spesielt mye arbeid knyttet til entydige adresseringer i ny kommune. Arbeidet med unike adresser og nye veinavn har SAS-kommunene arbeidet godt med og de nye veinavnene ble vedtatt i Fellesnemnda 24. mai, forteller delprosjektleder Wenche Rognås.

Totalt 63 veinavn ble endret, og nå gjenstår formell godkjenning i Språkrådet før arbeidet med nye veinavn og endringer i adresser vil starte i kommunene etter sommeren.

- Nye gårdsnummerserier har vært diskutert og ser nå ut til å komme på plass med godkjenning fra Kartverket som sentral matrikkelmyndighet, forteller Rognås.

Retningslinje for omnummerering av matrikkelenheter ved kommunesammenslåing og justering av kommunegrenser er veileder for dette arbeidet.

Kartverket lager parameterfil

I tillegg til gårdsnummerserie og adressering, må også kretsopplysninger i de aktuelle kommunene være entydige i Nye Sandefjord. Skole – og valgkrets er kommunale kretser som kommunene må enes om, men Statistisk Sentralbyrå har ansvaret for å tildele nye grunnkretsnummer til den sammenslåtte kommunene.

- Kartverket arbeider med å samle alle disse opplysningene i en oversikt, som vi kaller en parameterfil. Denne fila er en form for konverteringsfil som inneholder gårdsnummer, adresser og kretser i kommunene før sammenslåing, samt hvilke entydige verdier de skal få i Nye Sandefjord, forteller Rognås.

Innholdet i denne fila danner grunnlaget for selve kommunesammenslåing og grensejusteringene som skal gjennomføres 1. januar 2017. Innen utgangen av 2016 skal også alle avvik mellom grunnbok og matrikkel være rettet.

- Dette krever et godt samarbeid mellom kommunene og tinglysingsdivisjonen hos Kartverket. Eksempel på avvik kan være matrikkelenheter som er utgått eller aktive, med ulik status i matrikkelen og i grunnboka. For SAS-kommunene er dette arbeidet snart i mål, med kun tre matrikkelenheter på avvikslista, avslutter Rognås.

 

Les mer om Kartverkets rolle og prosjektet her.

Besøk Kartverkets sider for kommunereformen.