Møtet ble initiert av fylkeskartkontoret Skien, og fylkeskartsjef Geir Mjøen og Torunn Roligheten Alme samlet de gjeldende kommunene i formannskapssalen i Sandefjord. På møtet var parkommunene Larvik og Lardal, Holmestrand og Hof og Nøtterøy og Tjøme som alle skal slås sammen i årsskiftet 2017-2018.


Sjekklista som reell medhjelper


Dette betyr at de tre parkommunene, i tillegg til Rissa og Leksvik som slås sammen til Indre Fosen kommune, er de første kommunene som kan følge sjekklista og tidslinjen fra start til slutt av sammenslåingsprosessen. Prosjektleder for «kommunereform i en digital virkelighet» Unn Disch Kihle presenterte prosjektet og la vekt på viktigheten av å vite hvilke data systemer kommunene har og hvilke data som henger sammen.
- Det kommunale vedtaket bør sette start for kartleggingen. Flere kommuner møter imidlertid utfordringer ved at organisasjonen i den nye kommunen settes sent i prosessen. Dette gjør det at det digitale arbeidet kommer sent i gang, og den nye kommunen rekker kun å gjennomføre de aller viktigste digitale oppgavene, mens nye digitale løsninger ikke er mulig å rekke innenfor den tidsrammen som er til disposisjon, påpekte Kihle.
Vestfoldkommunene redegjorde for status i de forskjellige sammenslåingsprosessene. Det var tydelig at progresjonen blant de forskjellige kommunene varierte, men flere ga uttrykk for at sjekklista ville komme godt med.
- Alle Vestfoldkommunene er der hvor de kan gå i gang med kartleggingen, og det vil gjøre den videre jobben lettere og mindre utfordrende, uttalte Kihle før gjennomgangen av Kartverkets sjekkliste for kommunereformen.


Erfaringer fra Nye Sandefjord

Med på møtet var også representanter fra Sandefjord kommune, for å gi innspill fra sine erfaringer så langt i sammenslåingsprosessen. Assisterende rådmann i Sandefjord, Lars Petter Kjær er prosjektleder for IKT i Nye Sandefjord kommune. Han innledet møtet og delte av seg med sine erfaringer fra den pågående sammenslåingen.
- Nye Sandefjord har gjennomgått alle systemer, vurdert om de skal brukes eller om vi skal bruke nye systemer. Det er viktig å bruke tid på diskusjonene rundt systemene, og hvilke systemer vi lander på. Det er her utfordringene ligger, og det er viktig at kartleggingen påbegynnes tidlig, presiserte Kjær.
Han oppfordret kommunene i startfasen med å kaste seg over det arbeidet de kunne ta tak i, på tross av manglende avklaringer og avtaler.
- Det er ikke alltid helt tydelig hvem som skal få ansvar for hva i ny kommune. Det som er viktig da er å komme i gang med det du kan komme i gang med. Kartleggingen, få tak i det du kan av data og informasjon – det er viktig.

Muligheter for forbedring og effektivisering

Kjær la også vekt på at IKT-perspektivet er sammensatt, og oppgaver som dreier seg rundt IT ikke nødvendigvis skal løses av bare en IT-avdeling.
- Det som har med IT å gjøre er gjennomgående for drifte. Spørsmål som har med IT å gjøre, kan ikke outsources til en IT-avdeling. Fagfolkene selv må finne ut av hva som er den beste løsningen for deres behov og tjenester, uttalte Kjær om erfaringene de har gjort seg i prosessen.
- Vi er inne i en stor digital omvelting, og vi må ikke være for opptatt av enkeltproblematikk innen IT til at vi ikke får vurdert hvordan vi best kan posisjonere oss og våre IT-løsninger slik at vi er klare for digitaliseringen. Måten vi leverer tjenester på til våre innbyggere i dag, er ikke den samme om fem år, avsluttet Kjær.

Geir Mjøen presenterer sjekklista for Vestfoldkommunene. 

 

Fylkeskartsjef Geir Mjøen påpekte at det var viktig å vurdere de potensielle verdiene en slik kartlegging av kommunens IT-systemer innehar:
- Vi prater om utfordringene, men det finnes også gevinster å hente ut. Dette er mye mer enn en IKT-prosess, det er en endringsprosess med muligheter og utfordringer, presiserte Mjøen.