Rapporten ble lansert på fredagsmøtet hos fylkesmannen i Vestfold i samarbeid med KS og PA fredag 26. august. Kartverket har gjennom prosjektet «Kommunereform i en digital virkelighet» hatt tett kontakt med KS, Nye Sandefjord og PA Consulting i prosessen fram mot lansering. Kartverkets sjekkliste suppleres av oppgaver trukket ut av rapporten. Grete Kvernland-Berg og Liza Nienova fra PS presenterte rapporten for de fremmøtte.
- Kommunesammenslåing i en digital kontekst handler om mennesker, organisasjon og teknologi. Det er et komplekst digitalt landskap med utfordringer av organisatorisk, juridisk, teknisk og økonomisk art. Her er det gode muligheter for å bygge en ny og fremtidsrettet kommune, uttalte Kvernland-Berg.

Stort potensiale for digitalisering

PA Consulting har i en lengre tid arbeidet med å hente inn informasjon om de digitale konsekvensene en kommunesammenslåing fører med seg. Innholdet i rapporten viser det mangefasetterte konsekvensbildet, et bilde Kartverket også har sett og erfart:
- Dette er tendenser vi har sett i lang tid, forteller prosjekteier Olav Petter Aarrestad, IT-direktør ved Kartverket.

Han poengterer at selv om det er mye som skal gjøres, er det stort potensiale i en sammenslåing både hva gjelder IT-systemer og digitalisering. Dette er også PA og KS’ rapport tydelige på, men som Nienova presiserer krever dette god prosjektstyring.
- For å utnytte mulighetene er man avhengig av å ha en god prosess. Rapporten beskriver en anbefalt prosess for kommunesammenslåing i seks forskjellige steg, og arbeidet kan begynne allerede før det er fattet vedtak. Erfaringer fra Nye Sandefjord viser at det ikke er alle digitale løsninger som vil komme på plass før etter sammenslåingstidspunktet, forteller hun.

PA CONSULTING: Grete Kvernland-Berg og Liza Nienova fra PA Consulting presenterte FoU-rapporten for de fremmøtte på fredagsmøtet hos fylkesmannen i Vestfold. 

 

Sammen med rapporten har PA laget en sjekkliste som er basert på best practice fra kommunesammenslåing i Danmark, som har gjennomgått en stor kommunesammenslåing. PA Consulting presiserte at det i en sammenslåing er avgjørende at rådmenn og ordførere forstår at man smelter sammen organisasjon og IT. Digital sammenslåing er en mulighet til å forbedre tjenester og løsninger for brukerne.

Anbefaler helhetlig tenking

Rapporten introduseres med en leserveiledning, og Kverland-Berg og Nienova påpeker at innholdet vil være nyttig for alle parter involvert i sammenslåingen. Det anbefales også å dele rapporten med leverandører, da sammenslåingene som kommer vil kreve kapasitet og ressurser også hos systemleverandører.
- Vi har følgende anbefaling til KS, etater og statlige virksomheter: Gi kommunene god støtte i prosessen, stimuler til samordning og forbered leverandørmarkedet, uttalte Kvernland-Berg.

PA Consulting har sett Kartverkets arbeid med andre aktører og påpeker at det er tydelig at dette tas på alvor. Noen er mer forberedt enn andre, og PA har følgende oppfordring til kommuner som skal gjennom sammenslåingsprosessen:
- Kom i gang tidlig, tenk helhetlig, forenkle der du kan og vektlegg organisasjonsutvikling.

Kartverkets sjekkliste er oppdatert med oppgaver fra rapporten, og den vil bli bygget ut fortløpende. Se sjekklista her. 

FoU-rapporten "Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing" kan leses i sin helhet på KS sine nettsider, se rapporten her.