Arkivverket har nylig lansert veilederen «Kommunereform – veileder i dokumentasjonsforvaltning og arkiv». Veilederen gir konkrete råd om håndtering av arkiv i de ulike fasene av en sammenslåing. I forbindelse med lanseringen 14. september uttalte statsråd Jan Tore Sanner i Kommunal- og moderniseringsdepartementet følgende:
- Arkivene er kommunenes hukommelse, og det er viktig at denne dokumentasjonen blir ivaretatt på en god måte for ettertiden. Samtidig gir en sammenslåingsprosess spennende muligheter for å tenke nytt når arkivtjenesten skal etableres i de nye kommunene.

Samarbeid om informasjon til kommunene

Veilederen er utarbeidet av Samla samfunnsdokumentasjon (SAMDOK) i regi av Arkivverket og i samarbeid med kommunal sektor. Prosjektgruppen har underveis mottatt innspill fra kommuner, fylkeskommuner, kommunale arkivinstitusjoner og KS, og ikke minst fra arkivledere i kommuner som har gjennomført en sammenslåing eller er i prosess.

Arkivverket har i løpet av prosessen også hatt en god dialog med KS og PA Consulting rundt arbeidet med FoU-rapporten «Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing», samt med de øvrige deltakerne i Samordningsforumet som Kartverket fasiliterer.
- Samordningsforumet er en viktig arena for å sikre enhetlig og god informasjon fra staten til kommuner som skal slå seg sammen, mener prosjektleder Anna Malmø-Lund fra Arkivverket.

Kartverkets sjekkliste er oppdatert med Arkivverkets veileder, og KS og Arkivverket har samkjørt punktene som gjelder arkiv og dokumentasjonsforvaltning i sjekklistene og veilederen.

Kommunene må være bevisst sitt arkivansvar

En kommunesammenslåing får store konsekvenser for arkivene. Arkiv fra nåværende kommuner skal avsluttes og avleveres til depot, og arkiv og arkivfunksjon skal etableres i ny kommune. Kommunale fagsystemer kan inneholde store mengder arkivdokumenter, men mange har ikke tilstrekkelig arkivfunksjonalitet til å sikre kommunen mot dokumentasjonstap. Når to eller flere kommuner slås sammen, er det stor risiko for at opplysninger og dokumenter kan gå tapt. Planleggingen bør starte så tidlig som mulig og inngå i den overordnede planen for sammenslåingen. Dette er et budskap Arkivverket, Kartverket og KS samarbeider om å formidle. 
- Å samarbeide om slike komplekse problemstillinger er viktig, sier Line Richardsen, avdelingsdirektør i KS.

- Når både KS og staten går ut med sammenfallende informasjon, bidrar det til at arbeidet med kommunesammenslåingen forenkles, og de berørte kommunene blir tryggere i de valgene og beslutningene som må tas. Et godt samarbeid mellom kommune og stat bidrar til at vi kan lykkes med krevende omstillinger.

For Arkivverket er det viktig å understreke at kommunene selv er ansvarlige for at arkiv og dokumentasjonen blir håndtert på rett måte i sammenslåingsprosessen. Det er kommunenes ansvar å vedlikeholde og oppbevare egne arkiver, også etter at de ikke lenger er i daglig bruk. Dette gjelder både digitale arkiver og papirarkiver. Den nye kommunen «arver» ansvaret og de økonomiske forpliktelsene for arkivene fra de gamle kommunene.

TRE FASER: Arkivverkets veileder er inndelt i tre faser, og er relevant for kommuner som planlegger er i gang med sammenslåingsprosess samt fulkeskommuner som skal gjennomføre sammenslåing. 

Anbefaler god planlegging og helhetstenking

Arkivverket har følgende budskap til kommuner i prosess:
- Kom i gang tidlig, tenk helhetlig, tenk arkiv inn i de digitale løsningene, forenkle der du kan, ikke skyv kostnadene foran deg, men ta regningen nå, og sørg for en organisering av arkivfunksjonen som støtter den nye kommunens oppgaveløsning.

Denne anbefalingen kommer også KS og Kartverket med, og viser at det tette samarbeidet gir erfaringer om fruktbare prosesser og helhetstenking.
- Vi setter pris på at Riksarkivaren lytter til sine nøkkelinteressenter, og at Kartverket tar inn i sin sjekkliste relevante elementer fra veilederen som KS har utarbeidet. På denne måten støtter vi hverandre i vår felles tankegang om at kommunene anbefales å starte tidlig, tenke helhetlig og forenkle der det er mulig, sier Richardsen.

- Et tett og godt samarbeid mellom kommunene og statlige virksomheter er en forutsetning for at vi skal klare å løse felles utfordringer på en måte som henger sammen på tvers av forvaltningsnivå, og som ivaretar behov til både kommuner og statlige virksomheter, avslutter Richardsen.

Neste samarbeidsområde nå er et kurs på NOKIOS om kommunesammenslåing, der KS, Kartverket og Arkivverket samarbeider om både planleggingen og selve kursavviklingen.

Les mer:
Her kan du se Arkivverkets veileder «Kommunereform – veileder i dokumentasjonsforvaltning og arkiv» 
Her kan du lese KS’ FoU-rapport «Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing». 
Se de nye oppgavene fra Arkivverket i Kartverkets sjekkliste for kommunereformen her.